“Für uns ist es wichtig, dass wir uns darauf verlassen können, dass eine Software stets weiterentwickelt wird, um auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Die mb Support ist hier immer voraus und bietet damit eine große Sicherheit, notwendige Prozesse genau dann integrieren zu können, wenn sie gebraucht werden”, so Michael Meiners, Geschäftsführer der Warendorfer Versicherungs-Kontor GmbH.

Seit 2005 ist die Warendorfer Versicherungs- Kontor GmbH fester Kunde der mb Support. Von MIAS2+ migriert, nutzt das Unternehmen mit 20 Mitarbeitern seither die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. Mit der Übernahme der Akon-Zimmermann GmbH aus Münster im Jahr 2007 wurden der Einsatz und die Funktionen erweitert.

“Wir nutzen alle wichtigen Module der Software für unsere täglichen Arbeitsabläufe. Dazu gehören Kunden- und Vertragsverwaltung, Schaden und Inkasso. Besonders schätzen wir die “Rundum”-Integration des Inkassos, einer umfassenden Abrechnung bis hin zu einer schnittstellenlos integrierten Finanzbuchhaltung und dem verlässlichen Erinnerungsmanagement. Auch die Kommunikation direkt aus dem System heraus spart Energie und Zeit.

Für uns ist es wichtig, dass wir uns darauf verlassen können, dass eine Software stets weiterentwickelt wird, um auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Nehmen wir zum Beispiel die wachsende Bedeutung eines automatisierten und sicheren Datentransfers zwischen Versicherern und Maklern oder Portallösungen. Auch wir werden uns in diesen Themen in den nächsten zwei Jahren aufstellen. Die mb Support ist hier immer voraus und bietet damit eine große Sicherheit, notwendige Prozesse genau dann integrieren zu können, wenn sie gebraucht werden. Wir fühlen uns nach all den Jahren bei openVIVA sehr gut aufgehoben und sicher für die Zukunft gerüstet,” so Michael Meiners, Geschäftsführer der Warendorfer Versicherungs-Kontor GmbH.

Website: WVK

“openVIVA ist ein Geschenk. Wir können uns unseren Kernaufgaben widmen, alles andere macht die Softwarelösung”, so Dirk Rother, Geschäftsführer bei Wehring & Wolfes. “Der Nutzen von openVIVA ist umfassend: es bildet die Breite der Steuerabläufe rechtskonform ab und verarbeitet massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote. So macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn”.

Wehring & Wolfes ist seit 1916 als einer der führenden Makler und Spezialisten für individuelle Yacht- und Bootsversicherungen an Bord. Das Traditionsunternehmen hat seit 1915 seinen Heimathafen in Hamburg und betreut Eigner und Charterer europaweit. Das Unternehmen migrierte 2012 auf openVIVA.

“Unsere ca. 13 Mitarbeiter arbeiteten bis dahin mit der 20 Jahre alten Software ASSCOMP. Unsere Anforderungen an eine neue Software bestanden darin, dass sie die Breite der Steuerabläufe rechtskonform abbildet und massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote verarbeiten kann. Außerdem solle sie keine statischen Masken haben.

Die Migration konnte einfach realisiert werden, wir haben etwa zehn Monate gebraucht. In Folge der verschiedenen Zukäufe war unsere Datenbasis sehr unstrukturiert und uneinheitlich. Auch waren viele Anpassungen aufgrund der steuerlichen Besonderheiten, die unsere zahlreichen Auslandsversicherungen mit sich bringen, notwendig. Da gibt es in einigen Ländern bis zu fünf verschiedene Steuerarten. Dazu kommen die unterschiedlichen Anforderungen in der Abrechnungsthematik, an die Vorlagen- und Druckanpassungen unserer Gesellschaften. Die dafür erforderlichen technischen Möglichkeiten bietet in dieser detaillierten Tiefe kein anderer Hersteller. Da gibt es kaum Auswahl. Nun müssen unsere Prozesse integriert werden. Unser Team profitiert schon jetzt von der hohen Vereinfachung und der logischen Bedienung. Der Nutzen von openVIVA ist umfassend. Unsere Assistentin zum Beispiel war noch nie so glücklich, dass sie auf Knopfdruck dem Steuerberater sieben Tagesbilanzen senden oder den Datenexport für unsere Abschlüsse so schnell und fehlerfrei umsetzen kann.

Als nächstes werden wir die Spartenebene im BI aufsetzen, unser Angebotswesen verändern und komplett mit openVIVA abwickeln. Auch unsere SEPA-Umstellung ist noch nicht ganz durchgestanden.

Darüber hinaus werden wir die E-Mail-Funktionen einbinden. Wir verzeichnen eine Zunahme von Anfragen, da macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn. Allerdings wird es noch spannend, wie die automatische Verschlagwortung, die automatisierte Zuordnung von Eingangsmails auf Kunden oder Verträge, der automatisierte Rechnungsversand oder der Archivierungsprozess wirklich funktionieren. Aber wir freuen uns richtig darauf, das zu lernen.”

Website: Wehring & Wolfes

„openVIVA ist eine strukturierte Komplettlösung für optimale Verwaltungsabläufe mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, insbesondere für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnung. Ideal für unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf Mobilität, Kundenorientierung und unsere Wachstumsvorhaben“, so  Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH.

Ein neuer Standard für die Versicherungsbranche und viele gute Gründe für openVIVA

Die Kaiser & Schmedding GmbH – ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen aus Münster – ist seit mehr als 40 Jahren als unabhängiger internationaler Versicherungsmakler für Kunden aus Industrie und Handel tätig. Vor allem mit der Konzentration auf große Firmenkunden in ausgewählten Branchen erzielt die Kaiser & Schmedding GmbH rund 20 Mio. Euro Umsatz jährlich. So bietet das Unternehmen spezielle Versicherungslösungen für den Möbel- und Mineralölhandel. Im Bereich des Möbelhandels ist das Versicherungsunternehmen deutscher Marktführer. Bislang arbeiteten die knapp 30 Beschäftigten mit der Software ASSCOMP der INDATA.

2011 stand bei Kaiser & Schmedding die Implementierung einer neuen Software an. „Unser System war veraltet und seit geraumer Zeit sehr fehleranfällig“, erinnert sich Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH. „Unsere Anforderungen lagen aber vor allem darin, eine strukturierte, innovative und flexible Lösung für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnungen mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten zu finden. Zur Verbesserung unserer Verwaltungsabläufe suchten wir eine Software, die uns eine Komplettlösung – also auch vielfältige Funktionen zu Information, Kommunikation und Buchhaltung – bietet. Wichtig war uns darüber hinaus, dass das neue System unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf die Mobilität und Kundenorientierung des Vertriebs und unser Wachstumsvorhaben zukünftig abbilden kann.“ Das Unternehmen entschied sich für die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA.

Professionelle Vorbereitung

Im Januar 2011 wurden die speziellen Anforderungen der Kaiser & Schmedding GmbH an openVIVA definiert. Zu den notwendigen Vorarbeiten gehörten neben der Schnittstellenbeschreibung des Alt- und des Neusystems die schnelle Umsetzung fehlender Daten sowie die Neuprogrammierung und Implementierung der Schnittstellen. Darüber hinaus war als zusätzliche Investition die Anschaffung eines neuen Windows-Servers 2008 R2 für die openVIVA-Datenbank notwendig. „In der gesamten Vorbereitungsphase haben uns die sehr gute fachliche Kompetenz und das Projektmanagement der Mitarbeiter der mb Support überzeugt“, so Markus Balsmeyer.

Migration in vier Tagen

Nach intensiver Planungsphase und Testmigration begann die mb Support am 25. Mai mit der Migration. Bereits am 29. Mai ging das neue System produktiv. „Nur vier Wochen von der Planung bis zur Umsetzung der Migration, diese Schnelligkeit war eine positive Überraschung für uns. In den drei Tagen der Umstellung haben wir nur mit Zettel, Stift und Mailsystem gearbeitet und wurden parallel zum neuen System geschult“, erklärt Markus Balsmeyer. Störungsfrei und ohne Verluste wurden alle Vertrags- und Schadendaten migriert. Darüber hinaus wurden die komplexe Datenstruktur der Bündelverträge, tausende Seiten an zusätzlichen Vertragsbedingungen und das Archiv ohne große manuelle Ein- und Nachpflege übernommen.

Neue Flexibilität und verbesserte Geschäftsprozesse

Seit 30. Mai 2011 arbeiten die Mitarbeiter der Kaiser & Schmedding nun im Produktivbetrieb mit openVIVA – mit einem deutlichen Gewinn an Zuverlässigkeit, Leistung und Funktionalität. „Die Steuerung aller Prozesse über ein einziges System hat zur einer großen Verbesserung und Vereinfachung unser Verwaltungsabläufe geführt“, berichtet Markus Balsmeyer. So bildet openVIVA auch bisher über andere Programme abgedeckte Funktionen wie E-Mail-Kommunikation, Terminvorlagen und Erinnerungen ab. Übergreifende Fristen und Statusinformationen sorgen für mehr Kundenservice und kürzere Reaktionszeiten. Dazu kommt die einfache und klare Bedienbarkeit der Software. „Darüber hinaus bietet uns openVIVA eine bislang unbekannte Flexibilität bei neuen Anforderungen in der Vertragsverwaltung und ermöglicht die Anbindung externer Außendienstmitarbeiter“, so der EDV-Chef der Kaiser & Schmedding GmbH zu den Vorteilen der neuen Versicherungssoftware. Dies gelte auch für die Möglichkeiten der Anbindung neuer Unternehmensteile im Falle einer Expansion. Abgeschlossen wurde die Migration mit der vollständigen Umsetzung der Multi-Cover-Anforderungen und der Umsetzung des Andrucks der zusätzlichen und detaillierten Vertragsbedingungen auf einem ganz individuellen Vertragsspiegel. Markus Balsmeyer ist sich sicher: „Mit openVIVA haben wir uns für eine am Markt etablierte und vor allem zukunftssichere Lösung entschieden.“

Website: Kaiser & Schmedding GmbH

“Die Cloud war die richtige Entscheidung. Um Updates müssen wir uns nicht mehr kümmern, wir arbeiten immer mit der neusten Version von openVIVA. Wir haben reduzierte Aufwände zur Systempflege und gesicherte Daten in einer sicheren Umgebung, auf die wir jederzeit zugreifen können”, so Geschäftsführer Volkhard Loos.

Firgau schwebt auf der Wolke

Hermann Firgau zeichnet seit 1933 als Assekuradeur weltweit Risiken für Transportversicherungen auf dem deutschen Markt. Langjährig erfolgreich als Transportversicherungs – Partner eines großen Assekuradeurs, wurde 2008 die Firma in die heutige Hermann Firgau Assecuradeur GmbH umgewandelt. Nachdem sich das Unternehmen räumlich von seinem Partner trennte, machte die Neustrukturierung mit acht Mitarbeitern auch Überlegungen zu einer neuen IT-Infrastruktur notwendig.

Seit Jahren arbeitete das Team des Assekuradeurs bereits mit der Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. “Ein Wechsel stand nicht zur Diskussion. Unsere Überlegungen bezogen sich eher auf eine Alternative zum Eigenbetrieb. Selbermachen oder modernes Outsourcing? Wir wollten kein hohes Invest in Hardware-Infrastruktur. Und wir verfügten auch nicht über interne Ressourcen, die sich um die Einrichtung, Wartung und Sicherstellung eines stabilen und sicheren IT- Betriebs kümmern”, erinnert sich Volkhard Loos, Geschäftsführer der Hermann Firgau Assecuradeur GmbH. 

Die Anforderungen des Unternehmers waren klar:

• Die externe Bereitstellung von sicheren Infrastrukturservices, die ein Wachstum an Daten flexibel abbilden.
• Hohe Verfügbarkeitsanforderungen mit variablen Lastprofilen, insbesondere in den Spitzenlastzeiten der Versicherungsbranche.
• Redundante Datensicherheit.

Volkhard Loos entschied sich für die Cloud-Lösung der mb Support. Diese beinhaltet die modulare Nutzung von openVIVA über eine hochmoderne externe Rechenzentrumsinfrastruktur, umfassende Administrationsdienstleistungen, die redundante Datensicherung bis hin zu den Leistungen eines Datenschutzbeauftragten. Dieser kann auf Anfrage von der mb Support gestellt werden. 

“Wir haben in kürzester Zeit alle Daten ins Rechenzentrum migriert. Völlig problemfrei.” Der Assekuradeur nutzt openVIVA, inklusive der Anpassungen, die speziell für das Unternehmen entwickelt wurden, aus der Cloud. Der Assekuradeur schätzt besonders die integrierte Finanzbuchhaltung, die Office Anwendungen und das Analysetool. 
“Wir haben richtig gewählt: Eine skalierbare und flexible Lösung. Die Plattform bietet uns jederzeit eine dynamische Erweiterung sowohl in Bezug auf die openVIVA Module, auf Hardwarekapazitäten sowie auch zusätzliche Services. Die Cloud der mb Support bietet eine echte Alternative, um Kapitalkosten in Betriebskosten umzuwandeln und unterm Strich zu sparen. Durch den Wegfall von gebundenem Kapital wird unsere Bilanz entlastet. Ein Blick auf unseren Betriebskostenvergleich zeigt das deutlich. Die hohe Verfügbarkeit von 99 Prozent und der externe Support sind überzeugend, vergleicht man das mit dem durchschnittlichen Ausfallwerten eines Eigenbetriebes. Und unser Team ist in openVIVA absolut zu Hause””, erklärt Volkhard Loos.

Der Vorteil

• Servicegebühren statt Investitionen in Hardware und Eigenbetrieb
• Schnelles und unaufwendiges Implementierungs- und Migrationsprojekt
• Keine Aufwände für das Management einer komplexen Infrastruktur
• Schnelle On-Demand-Kapazitätenbereitstellung
• Einhaltung hoher Sicherheitsstandards durch Nutzung eines zertifizierten Rechenzentrum
• Tägliche redundante Sicherung der Daten

Das Fazit des Geschäftsführers: “Die Cloud war die richtige Entscheidung. Um Updates müssen wir uns nicht mehr kümmern, wir arbeiten immer mit der neusten Version von openVIVA. Wir haben reduzierte Aufwände zur Systempflege und gesicherte Daten in einer sicheren Umgebung, auf die wir jederzeit zugreifen können.”

Website: Hermann Firgau Assecuradeur GmbH