ERGÄNZUNGEN

Finanzbuchhaltung

10.02.01

Vollautomatisierte Verarbeitung von Daten und Geschäftsprozessen.

Telefonanbindung

10.02.02

Für eingehende und ausgehende Anrufe.

E-Mail Automatisierung

10.02.03

Vollständige Integration Ihrer E-Mail Kommunikation. 

Document Designer

10.02.05

Flexibles Reportingsystem, basierend auf Word- und Excelvorlagen.

LDAP Anbindung

10.02.06

LDAP Authentifikationsverfahren für die einfache Anmeldung.

smartTalk

10.02.07

Chatfunktion für openVIVA c2.


Finanzbuchhaltung

Vollautomatisierte Verarbeitung von Daten und Geschäftsprozessen.

Umfassendes Leistungsspektrum

Hierzu zählen Lastschrifteneinzüge und Überweisungen (inkl. des Zahlungsausgleichs). Das Leistungsspektrum umfasst u.a.:

  • Manuelle Buchungserfassung

  • Umbuchen von Kostenstellen

  • Abschluss der Buchungsperiode

  • Kontenabfrage

  • Erstellen und Verwalten von Zahlungs-/Buchungsvorlagen

  • Zahlungsverkehr / Bankenclearing

  • Export GoDB

  • Berichtswesen

Manuelle Buchungserfassung

In der Buchungserfassung werden Buchungsvorgänge erfasst sowie Umbuchungen, Abgrenzungsbuchungen, Abschlussbuchungen etc. durchgeführt. Für wiederkehrende Zahlungen und Buchungen können Zahlungs- und Buchungsvorlagen angefertigt werden.

Zahlungsverkehr / Bankenclearing

Durch Bankenclearing (DTAUS/SEPA) können Sie Ihren Zahlungsverkehr papierlos abwickeln. Hierzu werden die Zahlungsdaten entweder online übermittelt oder auf Datenträger geschrieben und von der Bank für die Überweisung oder den Lastschrifteinzug eingelesen.
Sie können auch Daten, die von der Bank geschickt werden, in openVIVA c2 einlesen (DTEIN). Die Zahlungsdaten werden anschließend automatisch verarbeitet – d.h., dass offene Posten gesucht und ausgeglichen werden.

Abschluss / Buchungsperiode

Sie können Monats- und Jahresabschlüsse erzeugen. Die daraus resultierenden Endsalden werden in Abhängigkeit von Bilanz- und GuV-Konten als Vortrag in die nächste Buchungsperiode bzw. das nächste Buchungsjahr übernommen.

Export GoDB

Über den GoDB Export werden Konten oder Buchungen in verschiedenen Formaten gemäß GoDB zum Export bereitgestellt. Außerdem kann eine Indexdatei als Legende für den Sachbearbeiter beim Finanzamt erzeugt werden. 

Berichtswesen

In der Finanzbuchhaltung steht ein umfassendes Berichtswesen zur Verfügung. Es ermöglicht Ihnen die Erstellung der Bilanz und Bilanz-Übersicht, die GuV-Rechnung, GuV-Übersicht, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie die Bruttoertragsanalyse. 

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Telefonanbindung

Liegt eine Telefonanlage bei Ihnen vor, die per URL übergebenen Informationen verarbeiten kann, ist eine Anbindung Ihres Telefonclient an openVIVA c2 möglich, um ausgehende und eingehende Anrufe zu optimieren.


E-Mail Automatisierung

Vollständige Integration Ihrer E-Mail Kommunikation.

Ihre E-Mail Kommunikation kann vollständig in openVIVA c2 integriert werden. Nutzen Sie die direkte Verknüpfung von Mails zu Ihren Daten und arbeiten Sie ohne Ihre Versicherungs-Software zu verlassen. Dabei können die E-Mails aus jedem gewünschten Postfach (z.B. „Exchange“) importiert werden.

Automatische Verknüpfung mit allen Vorgängen

Integrieren Sie Ihre Kommunikation direkt in die Unternehmensprozesse. Der große Vorteil gegenüber externen Mailprogrammen ist die direkte und automatische Verknüpfung mit Kunden, Mitarbeitern, Verträgen und Schäden.

Über ein externes Mailprogramm bleibt die Kommunikation immer isoliert von den Vorgängen. Mit der openVIVA E-Mail Automatisierung haben Sie alle E-Mails direkt in Ihrer Versicherungs-Software – an genau der Stelle, an der Sie benötigt wird. So können Sie direkt in den Verträgen etc. die dazugehörige Kommunikation aufrufen und nachvollziehen. Gesendete und empfangene E-Mails werden intelligent und automatisch verbunden. So können Sie effizient arbeiten und haben ohne Systembruch alles nicht nur an einer, sondern auch an der richtigen Stelle.

Unterschiedliche Signaturen, Vorlagen und Textmarken

Legen Sie mehrere Signaturen und Vorlagen an – unsere Versicherung-Software wählt die richtige für Sie aus! 
Sie können für jeden Mail-Typ (z.B. Rechnung) eine Vorlage erstellen. openVIVA c2 erkennt den Typ und wählt automatisch die richtige Vorlage aus. Voreinstellungen für Signaturen sind möglich für z.B. Mandant / Niederlassung / Mitarbeiter. 
Erstellen Sie Mail-Vorlagen mit Hilfe von Textmarken, die Ihnen das System automatisch vorschlägt. 
Außerdem können Sie Dateien aus dem System direkt zuordnen und – nach Wunsch – automatisch in ein PDF konvertieren lassen.

Zusatzfunktionen beim Versenden

Neben den Standardfunktionen zum Formatieren des Texts, dem Hinzufügen von Anhängen und dergleichen gibt es zahlreiche weitere Funktionen.

Neben der oben genannten intelligenten Verknüpfung haben Sie folgende Vorteile: 

  • Es werden alle Mailadressen angezeigt, die mit der E-Mail in Verbindung stehen

  • Sie können zur Mail direkt einen Termin bzw. eine Erinnerung setzen

  • Erfassen Sie die Zeit, die Sie für die Bearbeitung benötigt haben

  • Ordnen Sie Dateien zu – Das System zeigt Ihnen alle mit dem jeweiligen Kunden verknüpften Dateien an. Diese können Sie einfach per Klick hinzufügen

Umfassende Verknüpfungsregeln für den Empfang

Sie haben die Kontrolle darüber, welche E-Mails importiert werden. Legen Sie fest, ob nur solche E-Mails importiert werden sollen, zu denen eine Verknüpfung gefunden wird, oder importieren Sie auch unverknüpfte E-mails.

Das System prüft mehrere Felder danach, ob eine Zuordnung möglich ist. Wenn Sie E-Mails importieren, die sich nicht automatisch zuordnen lassen, finden Sie diese in der Mailbox. Durch einen Klick entscheiden Sie, ob ein Import stattfinden soll.

Absender nach Ausnahmelisten filtern

Mailadressen, die Sie einer Whitelist hinzufügen, werden – auch wenn Sie unverknüpfte normalerweise nicht übernehmen – automatisch in der Mailbox angezeigt.

Wenn ein Absender in der Blacklist steht, wird die E-Mail direkt gelöscht.

Über eine Greenlist können Sie E-Mails von diesen Absendern als „privat“ kennzeichnen. Diese werden auch im Rahmen einer Urlaubsvertretung vor den anderen Mitarbeitern verborgen.

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Document Designer

Reporting-Dokumente selbst gestalten und nachbearbeiten.

Der Document Designer dient als flexibles Reportingsystem, das auf Word- und Excelvorlagen basiert. Er eignet sich besonders für die Erstellung von Einzeldokumenten sowie auch für die Erstellung von Dokumenten zur individuellen Nachbearbeitung. 

Ihre Vorteile

Sie können Vorlagen selbstständig und flexibel anlegen sowie ändern. Die erzeugten Dokumente können direkt als PDF exportiert werden. Verwenden Sie einen Windows Server mit MS Office, erhalten Sie optimale Ergebnisse beim Export der Dokumente als PDF.

Besonders geeignet für

  • Komplexe Policen

  • Vorausgefüllte Meldebögen

  • Individuell gestaltete Vertragsübersichten


LDAP Anbindung

Nutzen Sie Ihre bestehende LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Infrastruktur zur Anmeldung in openVIVA c2. Mit dem LDAP Authentifikationsverfahren benötigen Sie für openVIVA c2 kein eigenes Passwort mehr.

Externe Accounts, wie z.B. IMAP und SMTP, welche das gleiche Kennwort verwenden, können direkt mit der Authentifizierungsmethode verknüpft werden.


smartTalk

Schnelle und direkte Kommunikation mit smartTalk.

Mit der Chatfunktion smartTalk ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, direkt miteinander zu kommunizieren, sowie Bilder und Links zu versenden. Links können sowohl für Internetseiten als auch für das openVIVA c2 System – zum Beispiel zu Kunden, Verträgen, Schäden, Inkassosätzen, etc. – erzeugt werden.

Leistungen

  • Private Gespräche führen

  • Öffentliche Chaträume nutzen

  • Persönliche Chaträume nutzen

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Die perfekte

ERGÄNZUNG

Eine perfekte Ergänzung zu unseren Basisprodukten: 

Finanzbuchhaltung, E-Mail Automatisierung, smartTalk, Document Designer, LDAP Anbindung, Telefonanbindung

Allg. Geschäftszeiten

  • Montag bis Donnerstag:
    08:30 - 12:00 Uhr & 13:00 - 16:30 Uhr

    Freitag:
    08:30 - 12:00 Uhr & 12:30 - 14:00 Uhr

Kontakt

  • mb Support GmbH
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