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ERGÄNZUNGEN

Finanzbuchhaltung

10.02.01

Vollautomatisierte Verarbeitung von Daten und Geschäftsprozessen.

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Telefonanbindung

10.02.02

Für eingehende und ausgehende Anrufe.

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E-Mail-Automatisierung

10.02.03

Vollständige Integration Ihrer E-Mail-Kommunikation. 

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Document Designer

10.02.05

Flexibles Reportingsystem, basierend auf Word- und Excelvorlagen.

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Authentifizierungsverfahren

10.02.06

Starke Authentifizierungsverfahren für die einfache Anmeldung.

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Finanzbuchhaltung

Vollautomatisierte Verarbeitung von Daten und Geschäftsprozessen.

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Umfassendes Leistungsspektrum

Hierzu zählen Lastschrifteneinzüge und Überweisungen (inkl. des Zahlungsausgleichs). Das Leistungsspektrum umfasst u.a.:

  • Manuelle Buchungserfassung

  • Umbuchen von Kostenstellen

  • Abschluss der Buchungsperiode

  • Kontenabfrage

  • Erstellen und Verwalten von Zahlungs-/Buchungsvorlagen

  • Zahlungsverkehr / Bankenclearing

  • Export GoBD

  • Berichtswesen

Manuelle Buchungserfassung

In der Buchungserfassung werden Buchungsvorgänge erfasst sowie Umbuchungen, Abgrenzungsbuchungen, Abschlussbuchungen etc. durchgeführt. Für wiederkehrende Zahlungen und Buchungen können Zahlungs- und Buchungsvorlagen angefertigt werden.

Zahlungsverkehr / Bankenclearing

Durch Bankenclearing (DTAUS/SEPA) können Sie Ihren Zahlungsverkehr papierlos abwickeln. Hierzu werden die Zahlungsdaten entweder online übermittelt oder auf Datenträger geschrieben und von der Bank für die Überweisung oder den Lastschrifteinzug eingelesen.
Sie können auch Daten, die von der Bank geschickt werden, in openVIVA c2 einlesen (DTEIN). Die Zahlungsdaten werden anschließend automatisch verarbeitet – d.h., dass offene Posten gesucht und ausgeglichen werden.

Abschluss / Buchungsperiode

Sie können Monats- und Jahresabschlüsse erzeugen. Die daraus resultierenden Endsalden werden in Abhängigkeit von Bilanz- und GuV-Konten als Vortrag in die nächste Buchungsperiode bzw. das nächste Buchungsjahr übernommen.

Export GoBD

Über den GoBD Export werden Konten oder Buchungen in verschiedenen Formaten gemäß GoBD zum Export bereitgestellt. Außerdem kann eine Indexdatei als Legende für den Sachbearbeiter beim Finanzamt erzeugt werden. 

Berichtswesen

In der Finanzbuchhaltung steht ein umfassendes Berichtswesen zur Verfügung. Es ermöglicht Ihnen die Erstellung der Bilanz und Bilanz-Übersicht, die GuV-Rechnung, GuV-Übersicht, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie die Bruttoertragsanalyse. 

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Telefonanbindung

Liegt eine Telefonanlage bei Ihnen vor, die per URL übergebenen Informationen verarbeiten kann, ist eine Anbindung Ihres Telefonclient an openVIVA c2 möglich, um ausgehende und eingehende Anrufe zu optimieren.

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E-Mail-Automatisierung

Integrieren Sie Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation vollständig in openVIVA c2. Nutzen Sie die direkte Verknüpfung von E-Mails mit Ihren Daten und profitieren Sie von der automatisierten E-Mail-Verarbeitung. Dabei können die E-Mails aus jedem gewünschten Postfach (z.B. „Exchange“) importiert werden.

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Vollständige Integration Ihrer E-Mail-Kommunikation

E-Mail-Automatisierung in openVIVA c2 bedeutet:

  • weniger manuelle Arbeit durch die automatisierte Verarbeitung Ihrer E-Mails

  • die lückenlose Dokumentation der Kommunikation im Kunden, Vertrag oder Schaden

  • die zentrale Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen – auch über Fachbereiche hinweg

  • weniger interne Rückfragen durch unvollständig oder falsch abgelegte Kommunikation

  • Zeit- und Kostenersparnis durch Bündelung der Kommunikation in openVIVA c2

Automatisierung des E-Mail-Imports

Sparen Sie Bearbeitungszeit und lassen Sie importierte E-Mails automatisch filtern, zuordnen und verknüpfen:

  • Legen Sie fest, welche E-Mails überhaupt importiert werden sollen

  • Filtern Sie Absender nach Ausnahmelisten

  • Ordnen Sie eingehende E-Mails automatisch dem zuständigen Mitarbeitenden zu

  • Verknüpfen Sie E-Mails mit Kunden, Verträgen und Schäden

  • Setzen Sie Bearbeitungsfristen, Termine, Prioritäten etc.

  • Legen Sie fest, wo Anhänge gespeichert werden sollen

Intelligentes Verfassen von E-Mails

Neben den Standardfunktionen zum Formatieren des Texts, dem Hinzufügen von Anhängen und dergleichen bietet die E-Mail-Automatisierung weitere Vorteile:

  • Es werden alle Mailadressen angezeigt, die mit der E-Mail in Verbindung stehen.

  • E-Mail-Vorlagen werden entsprechend Ihrem Sachverhalt automatisch vorgeschlagen.

  • Sie können zur E-Mail direkt einen Termin bzw. eine Erinnerung setzen.

  • Geben Sie die E-Mail mit einem Klick für Ihren Kunden im Industrie- & Gewerbekunden-, Vermittler-, Makler- und Versichererportal frei.

  • Dateianhang vereinfacht: Das System zeigt Ihnen alle verfügbaren Vorlagen, Anlagen und mit dem jeweiligen Kunden verknüpften Dateien an. Diese können Sie einfach per Klick hinzufügen.

  • Signaturen können bedarfsgerecht pro Mandant, Niederlassung oder Mitarbeitendem angelegt werden.

  • Erfassen Sie die Zeit, die Sie für die Bearbeitung benötigt haben.

Schnellere Arbeitsprozesse durch standardisierte E-Mail-Bearbeitung

Legen Sie Standard-E-Mail-Vorlagen für Kunden, Verträge, Objekte oder Schäden an. openVIVA c2 erkennt den jeweiligen Typ beim Verfassen einer E-Mail und wählt automatisch die richtige Vorlage aus.

 

Mit Hilfe von Textmarken können Sie Ihre E-Mail-Vorlagen weiter optimieren und grundlegende Informationen bei der Erstellung von regelmäßig wiederkehrenden E-Mails automatisch aus openVIVA c2 einfügen lassen.

Absender nach Ausnahmelisten filtern

Mailadressen, die Sie einer Whitelist hinzufügen, werden automatisch in Ihrem Postfach angezeigt. Wenn ein Absender in der Blacklist steht, wird die E-Mail direkt gelöscht. Über eine Greenlist können Sie E-Mails von diesen Absendern als “privat” kennzeichnen. Diese werden auch im Rahmen einer Urlaubsvertretung vor den anderen Mitarbeitenden verborgen.

Erweiterte Funktionen gegenüber einem externen Mailprogramm

Document Designer

Reporting-Dokumente selbst gestalten und nachbearbeiten.

Der Document Designer dient als flexibles Reportingsystem, das auf Word- und Excelvorlagen basiert. Er eignet sich besonders für die Erstellung von Einzeldokumenten sowie auch für die Erstellung von Dokumenten zur individuellen Nachbearbeitung. 

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Ihre Vorteile

Sie können Vorlagen selbstständig und flexibel anlegen sowie ändern. Die erzeugten Dokumente können direkt als PDF exportiert werden. Verwenden Sie einen Windows Server mit MS Office, erhalten Sie optimale Ergebnisse beim Export der Dokumente als PDF.

Besonders geeignet für

  • Komplexe Policen

  • Vorausgefüllte Meldebögen

  • Individuell gestaltete Vertragsübersichten

Authentifizierungsverfahren

openVIVA c2 bietet Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten die Sicherheit bei der Nutzeranmeldung zu erhöhen. 

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2-Faktor-Authentifizierung

Die 2-Faktor-Authentifizierung ist fester Bestandteil der Basisprodukte von openVIVA c2 und kann jederzeit in den Profileinstellungen eines Anwendenden aktiviert werden.

LDAP-Anbindung

Nutzen Sie Ihre bestehende LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Infrastruktur zur Anmeldung in openVIVA c2. Mit dem LDAP-Authentifikationsverfahren benötigen Sie für openVIVA c2 kein eigenes Passwort mehr.

Externe Accounts, wie z.B. IMAP und SMTP, welche das gleiche Kennwort verwenden, können direkt mit der Authentifizierungsmethode verknüpft werden.

Single Sign On-Schnittstelle

Die Single Sign On-Schnittstelle verbindet openVIVA c2 mit Ihrem bestehenden Identity Provider. Die Anmeldung erfolgt mit den Single Sign On-Anmeldedaten, die Sie für andere Applikationen in Ihrem Unternehmen bereits verwenden. Die Nutzeranmeldung wird somit wesentlich bequemer und ist insbesondere für Unternehmen mit vielen, oft dezentral arbeitenden Anwender:innen sehr praktisch ist.

Aufgrund der Individualität und Komplexität jeder technischen Infrastruktur ist die Anpassung der Single Sign On-Schnittstelle mit Entwicklungsaufwand verbunden. 

Die perfekte

ERGÄNZUNG

Eine perfekte Ergänzung zu unseren Basisprodukten: 

Finanzbuchhaltung, Telefonanbindung, E-Mail-Automatisierung, Document Designer und  LDAP-Anbindung