„Mit openVIVA haben wir einen Sprung aus der Neandertalerzeit in die Neuzeit gemacht“, so Geschäftsführerin Tanja Klindworth. „Wir nutzen die komplexen Funktionen bis hin zur Finanzbuchhaltung und haben myXInsurance (jetzt: c2 EDI) für die Automatisierung unserer bilateralen Abrechnungsprozesse integriert.“

1847 gegründet, betreut das Unternehmen DROEGE Holding GmbH mit Hauptsitz in Hamburg und weiteren Standorten heute Logistik-, Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie Privatpersonen in Deutschland und im Ausland. „2010 migrierte DROEGE nach einer umfangreichen Marktrecherche von ASSCOMP auf openVIVA. Die Entscheidung fiel auf openVIVA, da die Software in den Grundmodulen sehr gut und logisch aufgebaut ist. Rund 150 Mitarbeiter arbeiten mit der komplexen und anspruchsvollen Software. 

Wir nutzen die breiten Möglichkeiten von openVIVA bis hin zur Finanzbuchhaltung und haben myXInsurance (jetzt: c2 EDI)  für die Automatisierung unserer bilateralen Abrechnungsprozesse im Versichererinkasso integriert. Dass openVIVA automatisiert Dateien und Abrechnungen prüfen kann, Buchungssätze generiert und die Versichererabrechnungen per E-Mail an den Abrechnungsempfänger versendet, ist eine echte Erleichterung. Ebenso ist die Suche in der zentralen Datenbank sehr komfortabel und spart eine Menge Zeit. Die Daten sind so intelligent verknüpfbar, dass eine hohe Transparenz in Bezug auf vollständige Historien, Vergleiche und Auswertungen möglich ist. Der Support des Teams ist flexibel, kompetent und schnell. Mit dem Ticketsystem hat man eine hohe Transparenz und spart sich die Wartezeiten in den üblichen Callschleifen.”

Website: www.droege-holding.de

“Das papierlose Büro ist für uns erstrebenswert”, so Geschäftsführer und Gesellschafter Mark Schreyer. Der Versicherungsmakler migrierte von OfficeBase der VDV GmbH auf openVIVA. Besonderen Mehrwert bietet openVIVA für ihn durch das klar strukturierte Berichtswesen.

Die Fester & Co GmbH ist ein inhabergeführter mittelständiger Versicherungsmakler mit rund 25 Mitarbeitern. Gegründet 1920, ist das Unternehmen in der Vermittlung von Versicherungen und der damit verbundenen Durchführung aller Geschäfte der Versicherungsbranche tätig. International ist man auf das Transportversicherungsgeschäft spezialisiert.

2013 migrierte das Unternehmen von OfficeBase der VDV GmbH auf openVIVA. “Es zeigt sich immer wieder, dass das beste System nur Sinn macht, wenn die Datenpflege bei allen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergeht. Der Engländer formuliert dies passend: Shit in – shit out… Doch unsere Migration der Daten wurde mit nur kleinen Reibungsverlusten gut gemeistert. Ausschlaggebend war sicher die lange und intensive Vorbereitung sowie der vorzeitige Start in ausgewählten Insurance Lines. Hinzu kommt, dass openVIVA auch von zahlreichen befreundeten Maklerhäusern erfolgreich benutzt wird, sodass wir im Vorfeld auf Erfahrungswerte zurückgreifen konnten”, erklärt Mark Schreyer.

Fester & Co nutzt derzeit ca. 85 Prozent der Lösung – Tendenz steigend. “Einen besonderen Mehrwert schafft openVIVA durch das umfassende und klar strukturierte Berichtswesen. Alle Daten sind tagesaktuell verfügbar und stehen zu Auswertungszwecken bereit. Die Datenfelder sind vielseitig in allen Schichten, sodass jeder Mitarbeiter über den Stand des Bestandes hinreichend Informationen erhält. Voraussetzung ist die Sorgfalt der Mitarbeiter. Das Berechtigungskonzept weist Rechte und Sperrungen von Benutzergruppen auf, sodass der Zugriff auf vertrauliche Daten nur von bestimmten Personenkreisen möglich ist. Dies ist von uns selbst steuerbar.”

Die Mitarbeiter wurden umfassend eingearbeitet und die Daten vervollständigt. Spezielle Anforderungen an die Funktionalitäten wurden in direkter Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit dem Support der Regensburger geändert bzw. angepasst. “Es gab Tage, an denen die Hotline schwer zu erreichen war. Dies hat sich dann im Laufe des Jahres deutlich verbessert. Durch die Einführung des neuen Support-Systems ist eine Möglichkeit geschaffen worden, besser mit der mb Support in Verbindung zu treten. Bei der Einarbeitung der Mitarbeiter traten einige typische Kommunikationsprobleme auf, da sicher jedes Maklerhaus seine individuellen Eigenheiten pflegt. Unser Kundenbetreuer hat sich bemüht, alle Fragen zu beantworten und wir konnten schnell eine gemeinsame Basis und Sprache finden. Wir sind aber sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit.”

Mark Schreyer denkt bereits über die nächsten Erweiterungen nach. Dazu gehören die Aufarbeitung weiterer strategischer Planungsmöglichkeiten aus den vorhandenen Modulen, die derzeitig nicht genutzt werden, oder die Integration von Kommunikationslösungen. “Anstrebenswert ist das papierlose Büro.”

Website: Fester & Co GmbH

Ohne die aufwendigen und langweiligen manuellen Nachbearbeitungen macht bei der Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH das Direktinkasso endlich Spaß – dank myXInsurance (heute: c2 EDI).  Seit 2006 nutzt das Unternehmen openVIVA. Die wachsenden Anforderungen initiierten die Erweiterung mit myXInsurance, um die bilateralen Abrechnungsprozesse effizienter zu gestalten. 

Die Hörtkorn-Gruppe mit Hauptsitz in Heilbronn ist seit 1966 eines der größten inhabergeführten und unabhängigen Maklerhäuser in Deutschland. Mit mehr als 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in vier Tochtergesellschaften an sieben Standorten in Deutschland und einer eigenen Gesellschaft in Philadelphia (USA) betreut das Unternehmen Kunden aus Industrie und Gewerbe mit Filialen in mehr als 120 Ländern. Die Muttergesellschaft Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH bietet professionelle und unabhängige Beratung für individuelle Versicherungslösungen. Seit 2006 nutzt das Unternehmen die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. Die wachsenden Anforderungen initiierten 2013 die Erweiterung der openVIVA-Lösung mit myXInsurance (heute: c2 EDI), um die Zusammenarbeit mit den Versicherern effizienter zu gestalten.

Ein Gespräch mit IT-Leiterin Kathrin Hörtkorn über den Einsatz von myXInsurance. (Anmerkung: myXInsurance wurde durch das weiterentwickelte und optimierte c2 EDI abgelöst)

Was genau waren Ihre Anforderungen?

Kathrin Hörtkorn: Wir haben in unseren täglichen Prozessen immer wieder festgestellt, dass wir einen zu hohen “manuellen” Aufwand beim Abgleich unserer Daten mit den Versichererdaten sowohl im Direkt- als auch im Maklerinkasso haben. Diese immensen Kontroll- und Abstimmungsaufgaben blockieren Zeit, die eigentlich wertvoller in andere Aufgaben fließen sollte. Wer macht schon gern langweilige Dinge. Der Ansatz der mb Support, einen automatisierten Datenaustausch zwischen Makler und Versicherer zu realisieren, hat uns begeistert.

Wie sieht denn die Lösung aus?

Kathrin Hörtkorn: mb Support verfügt mit myXInsurance über eine Erweiterung der Standardsoftware, die u. a. eingehende Provisionsabrechnungen automatisiert ab- und ausgleicht. In einem ersten Schritt haben wir mit einem unserer großen Versicherungspartner den gesamten Prozess abgebildet. Mit diesem Partner tätigen wir pro Jahr über 500.000 Abrechnungspositionen. Die Dateien des Versicherers zur Direktinkassoabrechnung werden nun nach Eingang automatisiert gegen unsere Sollstellungen in openVIVA geprüft. Alles was richtig ist, wird automatisch in die weiteren Prozesse geleitet. Inkorrekte Daten, die dann geklärt werden müssen, zeigt das System an.

Das bringt welches Ergebnis?

Kathrin Hörtkorn: Mehrere. Unser Aufwand hat sich deutlich verringert. Wir haben bei den Provisionsabrechnungen nur noch maximal fünf Prozent inkorrekte Daten, die wir bearbeiten müssen Das ist schon eine überzeugende Leistung. Diese resultieren u. a. aus falschen Versicherungsscheinnummern. Hier ist das System aber lernfähig, sodass die Synchronität der Daten weiter steigen wird. In Bezug auf unsere unternehmensinterne Buchhaltung haben wir jetzt ein absolut sicheres Gefühl. Wir wissen genau, dass unsere Sollstellungen ausgeglichen sind, jeder Einzelposten ist transparent.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Kathrin Hörtkorn: Nun ja. Erstens würden wir gern den Direktinkassoprozess auch für unsere anderen Partner aus dem Sachbereich einführen, zumindest für die mit einem bestimmten Datenvolumen. Und dann sehen wir hier auch einen deutlichen Vorteil für andere Bereiche, z. B. das Folgeinkasso. Hier könnten wir die Daten des Versicherers mit unseren Rechnungsdaten automatisch abgleichen und somit wäre vor allem das Januar-Folgeinkasso wesentlich entspannter.

Sehen Sie in der Lösung einen Gewinn für das Maklerinkasso?

Kathrin Hörtkorn: Auf jeden Fall. Wir können im Vorfeld, also bevor intern Folgerechnungen gebucht werden, die offenen Posten der Versicherer mit unseren zu buchenden Rechnungen abgleichen. Damit werden Buchungsdifferenzen bereits im Keim erstickt. Die Versicherer würden mit einem Tool wie myXInsurance große Vorteile haben. Automatisierte Abgleichprozesse machen das Tagesgeschäft schnell. Wir hoffen sehr, dass auf Seiten der Partner hier ebenfalls in diese sehr sinnvolle und leistungsstarke Software investiert wird.

Spart ein solch hoher Automatisierungsgrad Arbeitsplätze?

Kathrin Hörtkorn: Darum geht es eigentlich nicht. Die neue Qualität der Prozesse eröffnet Zeit für andere und spannendere Projekte innerhalb und außerhalb der Buchhaltung. Unsere Mitarbeiter übernehmen neue Aufgaben und sind zufriedener. Und wir müssen zukünftig das Personal in diesem Bereich nicht erweitern, sondern können lieber in den Service für unsere Kunden, also in die Fachbereiche Vertrag und Schaden, investieren.

Website: Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH

“openVIVA ist ein gut gepflegtes, stimmiges und systematisch logisches System, das dem Anwender Spaß macht”, so Geschäftsführer Josef Zollner. Neben den Basismodulen nutzt CONZEPTA’S das Kundenportal für ein breites Schadenmanagement und erweiterte die Lösung mit dem Business Intelligence Tool.

Die CONZEPTA’S Assekuranzmakler GmbH bietet Großbetrieben, mittelständischen Unternehmen, Gebäudebau- und Verwaltungsgesellschaften, privaten Großinvestoren, Kommunen und Verbänden individuelle Beratungsdienstleistungen und effiziente Risikolösungen. Als Mitglied des internationalen Maklernetzwerkes Trust Risk Control – Int. Insurance Development GmbH ist das Unternehmen europa- und weltweit aufgestellt.

Die CONZEPTA’S entschied sich 2008 für openVIVA. “Wir haben ein stabiles und sicheres System für unsere Verwaltung gesucht. Ausschlaggebend für die Wahl von openVIVA war die tiefe Integration einer vollumfänglichen Finanzbuchhaltung. Diese haben wir bei unseren Marktrecherchen so nur bei der mb Support gefunden.”

Neben den Grundmodulen nutzt CONZEPTA’S das Kundenportal für ein breites Schadenmanagement und erweitert die Lösung mit dem Business Intelligence Tool. 

Website: CONZEPTA’S Assekuranzmakler GmbH

In der richtigen IT liegt die Basis für effektives Arbeiten. Nur mit professioneller Software können Versicherungsmakler den Ansprüchen der heutigen Märkte gerecht werden, die Konkurrenzfähigkeit erhalten und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Aus diesen Gründen entschied sich der Industrieversicherungsmakler MRH Trowe für den Umstieg von openVIVA auf openVIVA c2. Ein Wechsel, der sich nicht nur für die Produktivität des Unternehmens, sondern auch für die Mitarbeiter auszahlt. Seit Juli 2016 ist die neue Generation der Softwarelösung openVIVA c2 verfügbar. MRH Trowe stieg im Dezember 2016 als einer der ersten Kunden auf openVIVA c2 um.

Die Mesterheide Rockel Hirz Trowe AG Holding ist ein international tätiges, inhabergeführtes Versicherungsmaklerhaus. Mehr als 400 Mitarbeiter arbeiten an strategisch wichtigen Standorten in Deutschland und Österreich, der Hauptsitz des Maklers liegt in Frankfurt am Main. Im Mai 2016 fusionierte die MRH Group mit der in Düsseldorf ansässigen TROWE Gruppe. Das dadurch entstandene Unternehmen MRH Trowe zählt nunmehr zu den TOP 10 Industrieversicherungsmaklern in Deutschland.

openVIVA c2 wird besonderen Ansprüchen gerecht

Im Jahr 2009 migrierte MRH Trowe von AMS unternehmensübergreifend auf openVIVA, da die damals verwendete Software AMS den hohen Ansprüchen des Maklers nicht mehr gerecht werden konnte. MRH Trowe betreut Kunden aus den Bereichen Mittelstand, Industrie, Finanzindustrie, Architekten, Ingenieure sowie rechts- und wirtschaftsberatende Berufe. Die Standardversion der Softwarelösung sollte daher die Geschäftsprozesse des Unternehmens vollständig abbilden können – angefangen vom Daten- und Historienmanagement, über Policenerstellung, Schadenabwicklung und -koordination bis hin zu Maklerinkasso und Courtageberechnung. All dies war bereits mit openVIVA c1 möglich. Nachdem im Juli 2016 die neue Softwarelösung openVIVA c2 veröffentlicht wurde, entschied sich das Unternehmen im November 2016 für den Wechsel noch im selben Jahr. Eine besondere Herausforderung bei der Umstellung war die im Mai 2016 erfolgte Fusion mit der TROWE Gruppe. „Trowe verfügt deutschlandweit über mehrere Niederlassungen. Wir hatten nach der Fusion die große Aufgabe, viele heterogene Datenbestände aus OASIS von NKK in das System einzupflegen, um künftig unternehmensweit mit einem Datenbestand arbeiten zu können.“ Die Migration auf openVIVA c2 wurde bei MRH Trowe in einem konzentrierten Zeitraum von vier Monaten durchgeführt. Durch die hohe Systemkenntnis von Lars Mesterheide persönlich war man in der Lage, die Umstellung – auch innerhalb dieses kurzen Zeitraums – effizient zu planen und in die Wege zu leiten. Aus einstmals 40 Mitarbeitern, die zu Beginn im Jahr 2010 openVIVA c1 nutzten, waren nun rund 190 geworden, die aktuell mit openVIVA c2 arbeiten.

„Das System weckt die Neugierde“

Was Mesterheide an der Weiterentwicklung schätzt? Die Software ermöglicht es nicht nur, die komplexen Vertragssysteme des Maklers gebündelt und übersichtlich darzustellen, sondern ist auch für die Anwender leicht handhabbar. „Die Nutzung ist intuitiv. Wer seine Branche versteht, kann auch openVIVA c2 erlernen – und das ohne Handbuch oder großen Schulungsaufwand.“ Sicherlich hatten einige Mitarbeiter anfänglich Skepsis gegenüber dem neuen System. Doch um diese zu umgehen, lautet bei MRH Trowe die Devise: Learning by doing. Ein „Train the trainer“-Prinzip erleichterte die Umstellung und ermöglicht es, Fragen auf kurzem Weg intern zu klären. Die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von c2 kann selbst die härtesten Kritiker nach und nach überzeugen.Eine Mitarbeiterin aus dem Real Estate Team in Frankfurt am Main berichtet: “c2 ist ein geniales System. Was das alles kann, kann kein anderes System in Deutschland oder Europa. Wenn die Migration nicht einen gewissen Aufwand mit sich bringen würde, würden wohl alle Makler in Deutschland c2 haben wollen. Etwas Besseres gibt es einfach nicht. Jeden Tag entdecke ich neue Funktionen.” Aufgrund der positiven Resonanz ist man sich bei MRH Trowe sicher, dass der Wechsel ein notwendiger Schritt in die richtige Richtung war. “Unsere Mitarbeiter gehen mit Spaß an die Arbeit, denn openVIVA c2 weckt Neugierde! Man merkt schnell: Ich bin Herr des Systems.” 

Website: www.mrh-trowe.com