Jahr: 2020

Wehring & Wolfes

Geschrieben am 8. Juli 2020.

“openVIVA ist ein Geschenk. Wir können uns unseren Kernaufgaben widmen, alles andere macht die Softwarelösung”, so Dirk Rother, Geschäftsführer bei Wehring & Wolfes. “Der Nutzen von openVIVA ist umfassend: es bildet die Breite der Steuerabläufe rechtskonform ab und verarbeitet massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote. So macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn”.

Wehring & Wolfes ist seit 1916 als einer der führenden Makler und Spezialisten für individuelle Yacht- und Bootsversicherungen an Bord. Das Traditionsunternehmen hat seit 1915 seinen Heimathafen in Hamburg und betreut Eigner und Charterer europaweit. Das Unternehmen migrierte 2012 auf openVIVA.

“Unsere ca. 13 Mitarbeiter arbeiteten bis dahin mit der 20 Jahre alten Software ASSCOMP. Unsere Anforderungen an eine neue Software bestanden darin, dass sie die Breite der Steuerabläufe rechtskonform abbildet und massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote verarbeiten kann. Außerdem solle sie keine statischen Masken haben.

Die Migration konnte einfach realisiert werden, wir haben etwa zehn Monate gebraucht. In Folge der verschiedenen Zukäufe war unsere Datenbasis sehr unstrukturiert und uneinheitlich. Auch waren viele Anpassungen aufgrund der steuerlichen Besonderheiten, die unsere zahlreichen Auslandsversicherungen mit sich bringen, notwendig. Da gibt es in einigen Ländern bis zu fünf verschiedene Steuerarten. Dazu kommen die unterschiedlichen Anforderungen in der Abrechnungsthematik, an die Vorlagen- und Druckanpassungen unserer Gesellschaften. Die dafür erforderlichen technischen Möglichkeiten bietet in dieser detaillierten Tiefe kein anderer Hersteller. Da gibt es kaum Auswahl. Nun müssen unsere Prozesse integriert werden. Unser Team profitiert schon jetzt von der hohen Vereinfachung und der logischen Bedienung. Der Nutzen von openVIVA ist umfassend. Unsere Assistentin zum Beispiel war noch nie so glücklich, dass sie auf Knopfdruck dem Steuerberater sieben Tagesbilanzen senden oder den Datenexport für unsere Abschlüsse so schnell und fehlerfrei umsetzen kann.

Als nächstes werden wir die Spartenebene im BI aufsetzen, unser Angebotswesen verändern und komplett mit openVIVA abwickeln. Auch unsere SEPA-Umstellung ist noch nicht ganz durchgestanden.

Darüber hinaus werden wir die E-Mail-Funktionen einbinden. Wir verzeichnen eine Zunahme von Anfragen, da macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn. Allerdings wird es noch spannend, wie die automatische Verschlagwortung, die automatisierte Zuordnung von Eingangsmails auf Kunden oder Verträge, der automatisierte Rechnungsversand oder der Archivierungsprozess wirklich funktionieren. Aber wir freuen uns richtig darauf, das zu lernen.”

Website: Wehring & Wolfes

W. Droege Assekuradeur GmbH im Interview

Geschrieben am 8. Juli 2020.

Als einer unserer ersten Kunden nutzt der Assekuradeur W. DROEGE & CO. GMBH & CO. KG seit Februar das neue Versichererportal, um die zukünftigen Anforderungen der Versicherer und Solvency-II zu erfüllen. Über die gemeinsame Entwicklung, Sinn und Ziel berichtet THOMAS ZIMMERMANN, Geschäftsführender Gesellschafter in einem Interview.

Wie schätzen Sie die Bedeutung von VAG / Solvency II ein?

Hoch. Ob Fluch oder Segen, wird sich zeigen. Insbesondere die Beziehung zwischen Versicherern und Dienstleistern wird sich dramatisch verändern. Die meisten, wie W. Droege & Co. auch, stehen vor einer sehr großen Herausforderung. Manche Dienstleister werden damit überfordert sein.

Wie wird sich die Interaktion zwischen Versicherern und Dienstleistern ändern? Was ist gesetzt und was ist unklar?

Für Versicherungsunternehmen kann es aus vielerlei Hinsicht sinnvoll sein, Funktionen oder Tätigkeiten aus dem eigenen Unternehmen auszulagern. Gründe hierfür können beispielsweise höheres Fachwissen, eine bessere Technik oder geringere Produktionskosten des Dienstleisters sein. Klar ist, dass es Outsourcing in der Vergangenheit bereits gab und auch zukünftig geben wird. Klar ist aber auch, dass die Gestaltung dieser Outsourcing-Prozesse zukünftig eine noch wesentlichere Anforderung an das Gouvernance-System der jeweiligen Versicherungsunternehmen darstellen wird, um die aufsichtsrechtlichen Mindestanforderungen zu erfüllen. Und das hat selbstverständlich gleichlautende Auswirkungen auf die jeweiligen Dienstleister – und damit natürlich auch auf uns als Assekuradeur.

Welche Aufgabe sehen Sie bei den Versicherern? Welche Aufgabe bei Maklern und Versicherern?

Es gibt keine Aufgabe, die nur den einen oder anderen betrifft. Ein Dienstleister, ob Makler oder Assekuradeur, welcher zukünftig Teil eines Outsourcing-Prozesses sein will, muss sich den entsprechenden Anforderungen der Solvency-II-Rahmenrichtlinie stellen. Dabei ist der Spielraum für alle Beteiligten gering. Da die Ausgliederung nicht dazu genutzt werden darf, die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung an den Dienstleister zu delegieren, müssen die Outsourcing-Aktivitäten stets in der gesamtverantwortlichen Kontrolle des outsourcenden Unternehmens und damit im Zugriff des unternehmenseigenen Risikomanagements bleiben. Das auslagernde Unternehmen muss also immer ein hinreichendes Maß an Einflussnahme und Kontrolle auf die Tätigkeit des Dienstleisters haben und diese der Aufsichtsbehörde ebenfalls jederzeit gewähren können. Die Aufgabe für den Dienstleister ist mit der Erfüllung dieser Anforderungen somit vergleichsweise einfach und klar umrissen und gleichzeitig unglaublich schwer umzusetzen.

Welche Anforderungen bringt das für W. Droege & Co. als Assekuradeur?

Versicherungsunternehmen werden der Auswahl eines geeigneten externen Dienstleisters zukünftig eine noch höhere Bedeutung beimessen. Eine Vergabe von externen Dienstleistungen wird stets erst nach sorgfältiger Prüfung der internen Notwendigkeit und der Eignung des Dienstleisters, gemessen an den Anforderungen nach § 64a VAG und den MaRisk VA erfolgen. Wir müssen und wollen diesen erweiterten Anforderungen zukünftig gerecht werden. Neben dem Erhalt und dem Ausbau unserer hervorragenden Expertise müssen wir dabei unsere bisherigen Prozesse noch klarer als bisher definieren, umsetzen und die Transparenz dieser Prozesse noch stärker und vor allem permanent gewährleisten. Das trifft alle Bereiche wie Bestandsverwaltung, Leistungsbearbeitung, Rechnungswesen sowie interne Revision.

Was bedeutet das für tägliche Prozesse? Wie verändert sich die Zusammenarbeit zwischen Versicherer und W. Droege & Co. als Dienstleister?

Intern haben wir bereits in der Vergangenheit viele Themen umgesetzt bzw. in klaren Prozessen definiert, die es uns in manchen Punkten etwas einfacher machen, die Anforderungen von Solvency II zu erfüllen. Es gilt nun, wie in der letzten Frage schon kurz beschrieben, Feinjustierung zu betreiben und die sich daraus ergebenden Prozesse permanent einzuhalten und umzusetzen. Eine größere Herausforderung für uns ist jedoch die Anforderung Outsourcing-Prozesse fortlaufend zu beobachten. Dieser nachdrückliche “Wunsch” zur permanenten Transparenz eines Dienstleisters ist neu. Es lag auf der Hand, dass dies nur mit einer nachhaltigen, technischen Lösung zu bewerkstelligen ist. Wir sind sehr froh, dass wir diese Lösung mit Hilfe des Portals von mb Support unseren Partnern nun anbieten können.

Welche Anforderungen bei der Konzipierung des mb Support Portal standen im Vordergrund?

Transparenz ist und war uns immer wichtig und wird in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen. Wir sind die verlängerte Werkbank unserer Versicherer und wollen dies auch weiterhin sein. Dazu ist es unter anderem nötig, unseren Partnern permanent die Möglichkeit zu eröffnen, Einblick in die Umsetzung ihrer Outsourcing-Prozesse zu geben. Das konnten wir in der Vergangenheit nur partiell und auf Anforderung – jetzt ist das anders.

Darüber hinaus wollten wir bei der Entwicklung eines solchen Programmes natürlich Doppelarbeit vermeiden und auf die von uns im Assekuradeur und Makler genutzte Anwendung openVIVA von mb Support aufzusetzen, um die vorhandenen Daten zu nutzen. Weiterhin sollte die Anwendung zukunftsfähig sein und die Option haben, ggf. auch unterschiedlichen Anforderungen von verschieden Versicherern gerecht zu werden, ohne dass es weiterer technischen Anpassungen bedarf.
Alle Punkte konnten wir mit mb Support in hervorragender Weise innerhalb kürzester Zeit umsetzen.

Welche Bedeutung hat ein solches Portal für W. Droege & Co und den Markt?

Wir können unglaublich hohe Transparenz gewährleisten, die Geschwindigkeit in der Kommunikation erhöhen und zukünftig neben unseren Versicherern auch unsere Makler-Partner anbinden, soweit wir Untervollmachten vergeben. Mir ist persönlich kein weiteres Portal bekannt, das Dienstleistern – ob Makler oder Assekuradeur – besser hilft, den zukünftigen Anforderungen der Versicherer gerecht zu werden. Insoweit wünsche ich mir natürlich, dass möglichst viele Dienstleister und Versicherungsunternehmen dieses Programm zukünftig nutzen – es spart Kosten in der Weiterentwicklung und erleichtert die virtuelle Kommunikation untereinander.

Wann werden Sie das Portal integrieren bzw. einsetzen?

Das Portal ist seit Februar aktiv. Wir stellen es bereits unseren Partnern bei den Versicherungsunternehmen vor. Wir haben 100 Lizenzen erworben. Neben unseren Mitarbeitern werden wir alle unsere Partner, für die wir als Dienstleister tätig sind, mit entsprechenden Zugängen ausstatten.

Website: G.A. Droege & Sohn GmbH & Co. KG

Mesterheide Rockel Hirz Trowe GmbH Holding über das Kunden- & Vermittlerportal

Geschrieben am 8. Juli 2020.

Mesterheide Rockel Hirz Trowe GmbH Holding (MRH Trowe) nutzt bereits zwei der openVIVA Portale. Der große Erfolg des Kundenportals und die positive Resonanz von Kunden und Mitarbeitern förderte die Idee, gemeinsam mit der mb Support ein weiteres Portal für Vermittler und Dachvermittler zu konzeptionieren. Für das Unternehmen Mesterheide eröffneten sich durch die Portale enorme Wettbewerbsvorteile.

MRH Trowe nutzt erfolgreich Portale für Kunden und Vermittler

Das Kundenportal

Das steigende Volumen an Kunden und Kooperationspartnern aus inzwischen 25 Organisation und ca. 22.000 angeschlossenen Vermittlern wie auch die Betreuung von über 5.000 Mandanten aus den Bereichen produzierendes Gewerbe, Industrie, Handel, Mittelstand, Finanzdienstleistung und Real Estate erforderte bei MRH Trowe eine Software-Lösung, deren Standardversion die komplexen Anforderungen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens von Daten- und Historienmanagement, über Policenerstellung, Schadensabwicklung und -koordination bis hin zum Maklerinkasso und zur Courtageabrechnung bereits abbilden konnte. So migrierte Mesterheide 2010 von AMS unternehmensübergreifend auf openVIVA.

Bereits 2011 begann das Unternehmen mit der Umsetzung eines Kundenportals. “Ziel war es, unseren Mandanten, vor allem unseren Industriekunden mit großen Flotten und unseren Kunden aus der Immobilienwirtschaft mit hoher Schadenfrequenz, die Abwicklung aller operativen Geschäftsprozesse in den Bereichen Schaden und Vertrag über ein Portal zur Verfügung zu stellen. Im Mittelpunkt unserer Anforderungen an die Portal-Lösung standen ein komplexer Funktionsumfang, der die jeweiligen Prozesse unserer Tochtergesellschaften für verschiedene Zielmärkte abbildet, eine leichte und verständliche Benutzerführung und die Verbesserung der Abläufe durch automatisierte Prozesse – auch für unsere Mitarbeiter. Das haben wir mit openVIVA Portal realisiert. Bereits über 200 unserer Kunden nutzen aktuell das Portal. Das Kundenportal ist mittlerweile auch für internationale Programmkoordination einsetzbar”, erläutert Lars Mesterheide, Managing Partner der MRH Trowe.

Das Vermittlerportal

Der große Erfolg des Kundenportals und die positive Resonanz von Kunden und Mitarbeitern förderte die Idee, gemeinsam mit der mb Support ein weiteres Portal für Vermittler und Dachvermittler zu konzeptionieren.

Nach der Definition der Anforderungen in einem gemeinsamen Workshop wurden auf Basis des mb Support Standardvermittlerportals die Anforderungen implementiert und in der Praxis getestet. Seit dem 01.07.2013 steht das Portal online zur Verfügung.

Im Unterschied zum Kundeportal wurde in der zentralen Lösung für Vermittler und Dachvermittler das Vertragsmanagement umfassend erweitert. “Bisher hatten wir einen enormen Aufwand mit der händischen Pflege von separaten Reportinglisten für die Vermittler. Alle Auskünfte, Statusangaben zum Anbahnungsverlauf, Historien, Vertragsanpassungen, Fristen bis hin zum Versand von Policen und der Archivierung erfolgen jetzt digital und komplett papierlos. Der Vermittler erhält auch direkten Einblick in die Vermittlerabrechnung”, so Lars Mesterheide.

Das Portal ermöglicht nicht nur einen in Ort und Zeit flexiblen Zugriff, sondern auch die 360-Grad-Sicht auf alle internen Informationen, Exposés, Vertragsdaten, Dokumente und Statistiken. Darüber hinaus sieht der Nutzer zum Beispiel sofort, welche Verträge der Kunden aktiv oder in der Anbahnung sind, ebenso wie auch Verträge im Mahnverfahren. Die Daten werden in Echtzeit gepflegt, der Datenabgleich zwischen Portal und Quellsystemen erfolgt bei jeder Datenänderung.

Für das Unternehmen MRH Trowe eröffnen sich durch das Portal enorme Wettbewerbsvorteile. “Das Portal stellt unsere Zielgruppenprodukte von der Angebotslegung, dem Produktdesign bis zur Kalkulation schnell für den Vertrieb zur Verfügung. Beispielsweise Wertschutzpolicen oder Ratenschutzpolicen für Immobilienerwerber lassen sich über das Portal schnell und schlank berechnen und online abschließen. Ein besonderer Marktvorteil ergibt sich für die Vermittler in der Dunkelverarbeitung und der automatisierten Online-Policierung. Damit unterstützen wir die Vermittler effizient bei der Akquise und im Vertrieb”, freut sich Lars Mesterheide.

Intern verzeichnet MRH Trowe eine große Akzeptanz: “Wir haben zuerst Mitarbeiter, die größere Vermittlerkunden betreuen, in das Portal integriert. Die automatisierten Prozesse und die Funktionalität überzeugen. Da openVIVA ja Standard in unserem Unternehmen ist, gibt es kaum Schulungsbedarf, jedoch viele Ideen, unsere Prozesse zu optimieren. Wir haben ein spezielles Team, das sich mit Portalen auseinandergesetzt hat und die relevanten Ideen in Anforderungen umsetzte.”

So wird die zentrale Lösung nach den wachsenden Anforderungen täglicher Routinen permanent erweitert und optimiert. Eine der großen Herausforderungen bestand in der Implementierung eines individuellen internen Rollen- und Rechtesystems. “Wir haben genau definiert, welcher Vermittler welche Abrechnungen, Kundeninformationen und Verträge sehen darf. Wie auch beim Kundenportal ist es möglich, genau festzulegen, in welcher unterschiedlichen Tiefe eine Kundenansicht in Bezug auf den Umfang der Datensätze, der Vertragsobjekte oder auf verschiedene Kunden erfolgen kann”, betont Lars Mesterheide.

Die komplexen Strukturen der Prozesse erforderten eine hohe Präzision und Sorgfalt in Bezug auf die Qualität der migrierten Daten. Für eine genaue Prüfung auf Vollständigkeit und Redundanz wurden umfangreiche Teststellungen durchgeführt und Testzugänge für ausgewählte Vermittler angelegt.
Das Rollout des Portals wurde akribisch vorbereitet, mit Präsentationen vor den zukünftigen Nutzern und im Rahmen der Jahresgespräche mit den jeweiligen Vermittlerorganisationen.

Das Resümee: “openVIVA kann mehr als alle Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind. Auch die Zusammenarbeit mit der mb Support gestaltet sich unglaublich effizient, nicht zuletzt weil der Weg bis zum Entscheider sehr kurz ist. Wir haben das Briefing sehr detailliert vorbereitet, entwarfen zum Teil die Masken selbst. Das verkürzte die Anforderungen eine einheitliche Sprache zu finden, also Versicherungsdeutsch in IT zu übersetzen. Auf der anderen Seite besitzt die mb Support ein überaus überdurchschnittliches Fachwissen.”

Die Mesterheide Unternehmensgruppe wurde 1995 gegründet und betreut als unabhängiges Versicherungsmaklerunternehmen bundesweit über 5000 Mandanten sowie kooperierende Unternehmen aus den Bereichen produzierendes Gewerbe, Industrie, Handel, Mittelstand, Finanzdienstleistung, Real Estate und Privatkunden. In vier Tochtergesellschaften bieten derzeit 143 Mitarbeiter an fünf Standorten wirtschaftlich und rechtlich unabhängig von Versicherungen, Banken und Kapitalanlagegesellschaften hoch spezialisierte Deckungskonzepte. Die Leistungen umfassen die Themenbereiche Forderungsmanagement, Liquiditätsoptimierung und Finanzierung, wie auch konzeptionelle Lösungen für betriebliche und private Versorgungswerke. Der Schwerpunkt liegt allerdings im Bereich des Risikotransfers von Industrie, Handel, Firmen, Immobilienwirtschaft und Spezialrisiken.

Website: www.mesterheide.de

Kaiser & Schmedding GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

„openVIVA ist eine strukturierte Komplettlösung für optimale Verwaltungsabläufe mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, insbesondere für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnung. Ideal für unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf Mobilität, Kundenorientierung und unsere Wachstumsvorhaben“, so Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH.

Ein neuer Standard für die Versicherungsbranche und viele gute Gründe für openVIVA

Die Kaiser & Schmedding GmbH – ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen aus Münster – ist seit mehr als 40 Jahren als unabhängiger internationaler Versicherungsmakler für Kunden aus Industrie und Handel tätig. Vor allem mit der Konzentration auf große Firmenkunden in ausgewählten Branchen erzielt die Kaiser & Schmedding GmbH rund 20 Mio. Euro Umsatz jährlich. So bietet das Unternehmen spezielle Versicherungslösungen für den Möbel- und Mineralölhandel. Im Bereich des Möbelhandels ist das Versicherungsunternehmen deutscher Marktführer. Bislang arbeiteten die knapp 30 Beschäftigten mit der Software ASSCOMP der INDATA.

2011 stand bei Kaiser & Schmedding die Implementierung einer neuen Software an. „Unser System war veraltet und seit geraumer Zeit sehr fehleranfällig“, erinnert sich Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH. „Unsere Anforderungen lagen aber vor allem darin, eine strukturierte, innovative und flexible Lösung für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnungen mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten zu finden. Zur Verbesserung unserer Verwaltungsabläufe suchten wir eine Software, die uns eine Komplettlösung – also auch vielfältige Funktionen zu Information, Kommunikation und Buchhaltung – bietet. Wichtig war uns darüber hinaus, dass das neue System unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf die Mobilität und Kundenorientierung des Vertriebs und unser Wachstumsvorhaben zukünftig abbilden kann.“ Das Unternehmen entschied sich für die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA.

Professionelle Vorbereitung

Im Januar 2011 wurden die speziellen Anforderungen der Kaiser & Schmedding GmbH an openVIVA definiert. Zu den notwendigen Vorarbeiten gehörten neben der Schnittstellenbeschreibung des Alt- und des Neusystems die schnelle Umsetzung fehlender Daten sowie die Neuprogrammierung und Implementierung der Schnittstellen. Darüber hinaus war als zusätzliche Investition die Anschaffung eines neuen Windows-Servers 2008 R2 für die openVIVA-Datenbank notwendig. „In der gesamten Vorbereitungsphase haben uns die sehr gute fachliche Kompetenz und das Projektmanagement der Mitarbeiter der mb Support überzeugt“, so Markus Balsmeyer.

Migration in vier Tagen

Nach intensiver Planungsphase und Testmigration begann die mb Support am 25. Mai mit der Migration. Bereits am 29. Mai ging das neue System produktiv. „Nur vier Wochen von der Planung bis zur Umsetzung der Migration, diese Schnelligkeit war eine positive Überraschung für uns. In den drei Tagen der Umstellung haben wir nur mit Zettel, Stift und Mailsystem gearbeitet und wurden parallel zum neuen System geschult“, erklärt Markus Balsmeyer. Störungsfrei und ohne Verluste wurden alle Vertrags- und Schadendaten migriert. Darüber hinaus wurden die komplexe Datenstruktur der Bündelverträge, tausende Seiten an zusätzlichen Vertragsbedingungen und das Archiv ohne große manuelle Ein- und Nachpflege übernommen.

Neue Flexibilität und verbesserte Geschäftsprozesse

Seit 30. Mai 2011 arbeiten die Mitarbeiter der Kaiser & Schmedding nun im Produktivbetrieb mit openVIVA – mit einem deutlichen Gewinn an Zuverlässigkeit, Leistung und Funktionalität. „Die Steuerung aller Prozesse über ein einziges System hat zur einer großen Verbesserung und Vereinfachung unser Verwaltungsabläufe geführt“, berichtet Markus Balsmeyer. So bildet openVIVA auch bisher über andere Programme abgedeckte Funktionen wie E-Mail-Kommunikation, Terminvorlagen und Erinnerungen ab. Übergreifende Fristen und Statusinformationen sorgen für mehr Kundenservice und kürzere Reaktionszeiten. Dazu kommt die einfache und klare Bedienbarkeit der Software. „Darüber hinaus bietet uns openVIVA eine bislang unbekannte Flexibilität bei neuen Anforderungen in der Vertragsverwaltung und ermöglicht die Anbindung externer Außendienstmitarbeiter“, so der EDV-Chef der Kaiser & Schmedding GmbH zu den Vorteilen der neuen Versicherungssoftware. Dies gelte auch für die Möglichkeiten der Anbindung neuer Unternehmensteile im Falle einer Expansion. Abgeschlossen wurde die Migration mit der vollständigen Umsetzung der Multi-Cover-Anforderungen und der Umsetzung des Andrucks der zusätzlichen und detaillierten Vertragsbedingungen auf einem ganz individuellen Vertragsspiegel. Markus Balsmeyer ist sich sicher: „Mit openVIVA haben wir uns für eine am Markt etablierte und vor allem zukunftssichere Lösung entschieden.“

Website: Kaiser & Schmedding GmbH

Hermann Firgau Assecuradeur GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

“Die Cloud war die richtige Entscheidung. Um Updates müssen wir uns nicht mehr kümmern, wir arbeiten immer mit der neusten Version von openVIVA. Wir haben reduzierte Aufwände zur Systempflege und gesicherte Daten in einer sicheren Umgebung, auf die wir jederzeit zugreifen können”, so Geschäftsführer Volkhard Loos.

Firgau schwebt auf der Wolke

Hermann Firgau zeichnet seit 1933 als Assekuradeur weltweit Risiken für Transportversicherungen auf dem deutschen Markt. Langjährig erfolgreich als Transportversicherungs – Partner eines großen Assekuradeurs, wurde 2008 die Firma in die heutige Hermann Firgau Assecuradeur GmbH umgewandelt. Nachdem sich das Unternehmen räumlich von seinem Partner trennte, machte die Neustrukturierung mit acht Mitarbeitern auch Überlegungen zu einer neuen IT-Infrastruktur notwendig.

Seit Jahren arbeitete das Team des Assekuradeurs bereits mit der Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. “Ein Wechsel stand nicht zur Diskussion. Unsere Überlegungen bezogen sich eher auf eine Alternative zum Eigenbetrieb. Selbermachen oder modernes Outsourcing? Wir wollten kein hohes Invest in Hardware-Infrastruktur. Und wir verfügten auch nicht über interne Ressourcen, die sich um die Einrichtung, Wartung und Sicherstellung eines stabilen und sicheren IT- Betriebs kümmern”, erinnert sich Volkhard Loos, Geschäftsführer der Hermann Firgau Assecuradeur GmbH.

Die Anforderungen des Unternehmers waren klar:

Die externe Bereitstellung von sicheren Infrastrukturservices, die ein Wachstum an Daten flexibel abbilden.
Hohe Verfügbarkeitsanforderungen mit variablen Lastprofilen, insbesondere in den Spitzenlastzeiten der Versicherungsbranche.
Redundante Datensicherheit.

Volkhard Loos entschied sich für die Cloud-Lösung der mb Support. Diese beinhaltet die modulare Nutzung von openVIVA über eine hochmoderne externe Rechenzentrumsinfrastruktur, umfassende Administrationsdienstleistungen, die redundante Datensicherung bis hin zu den Leistungen eines Datenschutzbeauftragten. Dieser kann auf Anfrage von der mb Support gestellt werden.

“Wir haben in kürzester Zeit alle Daten ins Rechenzentrum migriert. Völlig problemfrei.” Der Assekuradeur nutzt openVIVA, inklusive der Anpassungen, die speziell für das Unternehmen entwickelt wurden, aus der Cloud. Der Assekuradeur schätzt besonders die integrierte Finanzbuchhaltung, die Office Anwendungen und das Analysetool.
“Wir haben richtig gewählt: Eine skalierbare und flexible Lösung. Die Plattform bietet uns jederzeit eine dynamische Erweiterung sowohl in Bezug auf die openVIVA Module, auf Hardwarekapazitäten sowie auch zusätzliche Services. Die Cloud der mb Support bietet eine echte Alternative, um Kapitalkosten in Betriebskosten umzuwandeln und unterm Strich zu sparen. Durch den Wegfall von gebundenem Kapital wird unsere Bilanz entlastet. Ein Blick auf unseren Betriebskostenvergleich zeigt das deutlich. Die hohe Verfügbarkeit von 99 Prozent und der externe Support sind überzeugend, vergleicht man das mit dem durchschnittlichen Ausfallwerten eines Eigenbetriebes. Und unser Team ist in openVIVA absolut zu Hause””, erklärt Volkhard Loos.

Der Vorteil

Servicegebühren statt Investitionen in Hardware und Eigenbetrieb
Schnelles und unaufwendiges Implementierungs- und Migrationsprojekt
Keine Aufwände für das Management einer komplexen Infrastruktur
Schnelle On-Demand-Kapazitätenbereitstellung
Einhaltung hoher Sicherheitsstandards durch Nutzung eines zertifizierten Rechenzentrum
Tägliche redundante Sicherung der Daten

Das Fazit des Geschäftsführers: “Die Cloud war die richtige Entscheidung. Um Updates müssen wir uns nicht mehr kümmern, wir arbeiten immer mit der neusten Version von openVIVA. Wir haben reduzierte Aufwände zur Systempflege und gesicherte Daten in einer sicheren Umgebung, auf die wir jederzeit zugreifen können.”

Website: Hermann Firgau Assecuradeur GmbH

Gayen & Berns Homann GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

“Wir sind der erste Kunde, der dem Team um Martin Böddecker gefolgt ist. In der Rückschau, in der Gegenwart und für die Zukunft betrachten wir die Entscheidung, unseren Weg gemeinsam mit mb Support zu gehen, als absoluten Erfolg für unser Unternehmen”, so IT-Leiter Hans-Jürgen Thedens.

“Grundlage für unsere Entscheidung für die mb Support war unser Vertrauen in Herrn Böddeckers Fähigkeiten und unsere große Wertschätzung. Inhaltlich haben wir die openVIVA-Schöpfung partnerschaftlich mitgestalten können. Die mb Support GmbH hat es verstanden, in den ersten acht arbeitsintensiven Monaten des Jahres 2004 die Kernanwendung, also die Bestandsführung, die Schadenabwicklung, das Vertragsinkasso einschließlich der Abrechnung mit den Versicherungsgesellschaften und ein eigenständiges Rechnungswesen zu realisieren. Im September 2004 folgte in unserem Hause der Einsatz der Software im Live-Betrieb.

In den vergangenen zehn Jahren ist der openVIVA-Leistungsumfang im Verbund mit dem stetig wachsenden Anwenderkreis nachhaltig erweitert worden, ein Erfordernis, das aus vielen Quellen gespeist wird. Seien es Optimierungen in den Arbeitsprozessen oder externe Faktoren wie Gesetzesänderungen oder Technologiewechsel. Mit dem konsequent verfolgten Weg der Innovation erfüllt mb Support unseren Anspruch, eine lebende sich den Anforderungen der Zukunft anpassende Software einzusetzen.

Wir gratulieren der mb Support GmbH zu ihrer erfolgreichen Entwicklung. Die Fortsetzung folgt sicher!”

Gegründet 1899, ist die Gayen & Berns Homann GmbH einer der größten inhabergeführten Versicherungsmakler Deutschlands. Als Industrieversicherungsmakler in allen Segmenten des industriellen Mittelstandes, des Handels und der freien Berufe betreut das Unternehmen mit über 220 Mitarbeitern an 13 Standorten und einem Netzwerk nationaler und internationaler Versicherer sowie internationaler Korrespondenzmakler Kunden mit einem umfassenden Leistungsangebot.

Website: Gayen & Berns Homann GmbH

DROEGE Holding GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

„Mit openVIVA haben wir einen Sprung aus der Neandertalerzeit in die Neuzeit gemacht“, so Geschäftsführerin Tanja Klindworth. „Wir nutzen die komplexen Funktionen bis hin zur Finanzbuchhaltung und haben myXInsurance (jetzt: c2 EDI) für die Automatisierung unserer bilateralen Abrechnungsprozesse integriert.“

1847 gegründet, betreut das Unternehmen DROEGE Holding GmbH mit Hauptsitz in Hamburg und weiteren Standorten heute Logistik-, Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie Privatpersonen in Deutschland und im Ausland. „2010 migrierte DROEGE nach einer umfangreichen Marktrecherche von ASSCOMP auf openVIVA. Die Entscheidung fiel auf openVIVA, da die Software in den Grundmodulen sehr gut und logisch aufgebaut ist. Rund 150 Mitarbeiter arbeiten mit der komplexen und anspruchsvollen Software.

Wir nutzen die breiten Möglichkeiten von openVIVA bis hin zur Finanzbuchhaltung und haben myXInsurance (jetzt: c2 EDI) für die Automatisierung unserer bilateralen Abrechnungsprozesse im Versichererinkasso integriert. Dass openVIVA automatisiert Dateien und Abrechnungen prüfen kann, Buchungssätze generiert und die Versichererabrechnungen per E-Mail an den Abrechnungsempfänger versendet, ist eine echte Erleichterung. Ebenso ist die Suche in der zentralen Datenbank sehr komfortabel und spart eine Menge Zeit. Die Daten sind so intelligent verknüpfbar, dass eine hohe Transparenz in Bezug auf vollständige Historien, Vergleiche und Auswertungen möglich ist. Der Support des Teams ist flexibel, kompetent und schnell. Mit dem Ticketsystem hat man eine hohe Transparenz und spart sich die Wartezeiten in den üblichen Callschleifen.”

Website: www.droege-holding.de

Fester & Co GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

“Das papierlose Büro ist für uns erstrebenswert”, so Geschäftsführer und Gesellschafter Mark Schreyer. Der Versicherungsmakler migrierte von OfficeBase der VDV GmbH auf openVIVA. Besonderen Mehrwert bietet openVIVA für ihn durch das klar strukturierte Berichtswesen.

Die Fester & Co GmbH ist ein inhabergeführter mittelständiger Versicherungsmakler mit rund 25 Mitarbeitern. Gegründet 1920, ist das Unternehmen in der Vermittlung von Versicherungen und der damit verbundenen Durchführung aller Geschäfte der Versicherungsbranche tätig. International ist man auf das Transportversicherungsgeschäft spezialisiert.

2013 migrierte das Unternehmen von OfficeBase der VDV GmbH auf openVIVA. “Es zeigt sich immer wieder, dass das beste System nur Sinn macht, wenn die Datenpflege bei allen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergeht. Der Engländer formuliert dies passend: Shit in – shit out… Doch unsere Migration der Daten wurde mit nur kleinen Reibungsverlusten gut gemeistert. Ausschlaggebend war sicher die lange und intensive Vorbereitung sowie der vorzeitige Start in ausgewählten Insurance Lines. Hinzu kommt, dass openVIVA auch von zahlreichen befreundeten Maklerhäusern erfolgreich benutzt wird, sodass wir im Vorfeld auf Erfahrungswerte zurückgreifen konnten”, erklärt Mark Schreyer.

Fester & Co nutzt derzeit ca. 85 Prozent der Lösung – Tendenz steigend. “Einen besonderen Mehrwert schafft openVIVA durch das umfassende und klar strukturierte Berichtswesen. Alle Daten sind tagesaktuell verfügbar und stehen zu Auswertungszwecken bereit. Die Datenfelder sind vielseitig in allen Schichten, sodass jeder Mitarbeiter über den Stand des Bestandes hinreichend Informationen erhält. Voraussetzung ist die Sorgfalt der Mitarbeiter. Das Berechtigungskonzept weist Rechte und Sperrungen von Benutzergruppen auf, sodass der Zugriff auf vertrauliche Daten nur von bestimmten Personenkreisen möglich ist. Dies ist von uns selbst steuerbar.”

Die Mitarbeiter wurden umfassend eingearbeitet und die Daten vervollständigt. Spezielle Anforderungen an die Funktionalitäten wurden in direkter Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit dem Support der Regensburger geändert bzw. angepasst. “Es gab Tage, an denen die Hotline schwer zu erreichen war. Dies hat sich dann im Laufe des Jahres deutlich verbessert. Durch die Einführung des neuen Support-Systems ist eine Möglichkeit geschaffen worden, besser mit der mb Support in Verbindung zu treten. Bei der Einarbeitung der Mitarbeiter traten einige typische Kommunikationsprobleme auf, da sicher jedes Maklerhaus seine individuellen Eigenheiten pflegt. Unser Kundenbetreuer hat sich bemüht, alle Fragen zu beantworten und wir konnten schnell eine gemeinsame Basis und Sprache finden. Wir sind aber sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit.”

Mark Schreyer denkt bereits über die nächsten Erweiterungen nach. Dazu gehören die Aufarbeitung weiterer strategischer Planungsmöglichkeiten aus den vorhandenen Modulen, die derzeitig nicht genutzt werden, oder die Integration von Kommunikationslösungen. “Anstrebenswert ist das papierlose Büro.”

Website: Fester & Co GmbH

Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

Ohne die aufwendigen und langweiligen manuellen Nachbearbeitungen macht bei der Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH das Direktinkasso endlich Spaß – dank myXInsurance (heute: c2 EDI). Seit 2006 nutzt das Unternehmen openVIVA. Die wachsenden Anforderungen initiierten die Erweiterung mit myXInsurance, um die bilateralen Abrechnungsprozesse effizienter zu gestalten.

Die Hörtkorn-Gruppe mit Hauptsitz in Heilbronn ist seit 1966 eines der größten inhabergeführten und unabhängigen Maklerhäuser in Deutschland. Mit mehr als 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in vier Tochtergesellschaften an sieben Standorten in Deutschland und einer eigenen Gesellschaft in Philadelphia (USA) betreut das Unternehmen Kunden aus Industrie und Gewerbe mit Filialen in mehr als 120 Ländern. Die Muttergesellschaft Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH bietet professionelle und unabhängige Beratung für individuelle Versicherungslösungen. Seit 2006 nutzt das Unternehmen die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. Die wachsenden Anforderungen initiierten 2013 die Erweiterung der openVIVA-Lösung mit myXInsurance (heute: c2 EDI), um die Zusammenarbeit mit den Versicherern effizienter zu gestalten.

Ein Gespräch mit IT-Leiterin Kathrin Hörtkorn über den Einsatz von myXInsurance. (Anmerkung: myXInsurance wurde durch das weiterentwickelte und optimierte c2 EDI abgelöst)

Was genau waren Ihre Anforderungen?

Kathrin Hörtkorn: Wir haben in unseren täglichen Prozessen immer wieder festgestellt, dass wir einen zu hohen “manuellen” Aufwand beim Abgleich unserer Daten mit den Versichererdaten sowohl im Direkt- als auch im Maklerinkasso haben. Diese immensen Kontroll- und Abstimmungsaufgaben blockieren Zeit, die eigentlich wertvoller in andere Aufgaben fließen sollte. Wer macht schon gern langweilige Dinge. Der Ansatz der mb Support, einen automatisierten Datenaustausch zwischen Makler und Versicherer zu realisieren, hat uns begeistert.

Wie sieht denn die Lösung aus?

Kathrin Hörtkorn: mb Support verfügt mit myXInsurance über eine Erweiterung der Standardsoftware, die u. a. eingehende Provisionsabrechnungen automatisiert ab- und ausgleicht. In einem ersten Schritt haben wir mit einem unserer großen Versicherungspartner den gesamten Prozess abgebildet. Mit diesem Partner tätigen wir pro Jahr über 500.000 Abrechnungspositionen. Die Dateien des Versicherers zur Direktinkassoabrechnung werden nun nach Eingang automatisiert gegen unsere Sollstellungen in openVIVA geprüft. Alles was richtig ist, wird automatisch in die weiteren Prozesse geleitet. Inkorrekte Daten, die dann geklärt werden müssen, zeigt das System an.

Das bringt welches Ergebnis?

Kathrin Hörtkorn: Mehrere. Unser Aufwand hat sich deutlich verringert. Wir haben bei den Provisionsabrechnungen nur noch maximal fünf Prozent inkorrekte Daten, die wir bearbeiten müssen Das ist schon eine überzeugende Leistung. Diese resultieren u. a. aus falschen Versicherungsscheinnummern. Hier ist das System aber lernfähig, sodass die Synchronität der Daten weiter steigen wird. In Bezug auf unsere unternehmensinterne Buchhaltung haben wir jetzt ein absolut sicheres Gefühl. Wir wissen genau, dass unsere Sollstellungen ausgeglichen sind, jeder Einzelposten ist transparent.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Kathrin Hörtkorn: Nun ja. Erstens würden wir gern den Direktinkassoprozess auch für unsere anderen Partner aus dem Sachbereich einführen, zumindest für die mit einem bestimmten Datenvolumen. Und dann sehen wir hier auch einen deutlichen Vorteil für andere Bereiche, z. B. das Folgeinkasso. Hier könnten wir die Daten des Versicherers mit unseren Rechnungsdaten automatisch abgleichen und somit wäre vor allem das Januar-Folgeinkasso wesentlich entspannter.

Sehen Sie in der Lösung einen Gewinn für das Maklerinkasso?

Kathrin Hörtkorn: Auf jeden Fall. Wir können im Vorfeld, also bevor intern Folgerechnungen gebucht werden, die offenen Posten der Versicherer mit unseren zu buchenden Rechnungen abgleichen. Damit werden Buchungsdifferenzen bereits im Keim erstickt. Die Versicherer würden mit einem Tool wie myXInsurance große Vorteile haben. Automatisierte Abgleichprozesse machen das Tagesgeschäft schnell. Wir hoffen sehr, dass auf Seiten der Partner hier ebenfalls in diese sehr sinnvolle und leistungsstarke Software investiert wird.

Spart ein solch hoher Automatisierungsgrad Arbeitsplätze?

Kathrin Hörtkorn: Darum geht es eigentlich nicht. Die neue Qualität der Prozesse eröffnet Zeit für andere und spannendere Projekte innerhalb und außerhalb der Buchhaltung. Unsere Mitarbeiter übernehmen neue Aufgaben und sind zufriedener. Und wir müssen zukünftig das Personal in diesem Bereich nicht erweitern, sondern können lieber in den Service für unsere Kunden, also in die Fachbereiche Vertrag und Schaden, investieren.

Website: Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH

CONZEPTA´S Assekuranz Makler GmbH

Geschrieben am 8. Juli 2020.

“openVIVA ist ein gut gepflegtes, stimmiges und systematisch logisches System, das dem Anwender Spaß macht”, so Geschäftsführer Josef Zollner. Neben den Basismodulen nutzt CONZEPTA’S das Kundenportal für ein breites Schadenmanagement und erweiterte die Lösung mit dem Business Intelligence Tool.

Die CONZEPTA’S Assekuranzmakler GmbH bietet Großbetrieben, mittelständischen Unternehmen, Gebäudebau- und Verwaltungsgesellschaften, privaten Großinvestoren, Kommunen und Verbänden individuelle Beratungsdienstleistungen und effiziente Risikolösungen. Als Mitglied des internationalen Maklernetzwerkes Trust Risk Control – Int. Insurance Development GmbH ist das Unternehmen europa- und weltweit aufgestellt.

Die CONZEPTA’S entschied sich 2008 für openVIVA. “Wir haben ein stabiles und sicheres System für unsere Verwaltung gesucht. Ausschlaggebend für die Wahl von openVIVA war die tiefe Integration einer vollumfänglichen Finanzbuchhaltung. Diese haben wir bei unseren Marktrecherchen so nur bei der mb Support gefunden.”

Neben den Grundmodulen nutzt CONZEPTA’S das Kundenportal für ein breites Schadenmanagement und erweitert die Lösung mit dem Business Intelligence Tool.

Website: CONZEPTA’S Assekuranzmakler GmbH