XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – Was, Warum, Wie?
Was ist XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?
Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das bedeutet: die Inhalte der elektronischen Rechnung sind genau festgelegt und können dadurch automatisch weiterverarbeitet werden. Durch den Standard kann die Bearbeitung von Rechnungen (Übertragung, Prüfung, Freigabe, Bezahlung) erheblich verkürzt und optimiert werden.
Auch ZUGFeRD ist ein Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung (welche ein reiner Datensatz ist), verfügt eine Rechnung im Standard ZUGFeRD 2.0 neben dem Datensatz außerdem über ein Sichtdokument in Form eines PDF.
Mit dem neuen Profil XRechnung erfüllt das Format ZUGFeRD nicht nur die Vorgaben der EU zur elektronischen Rechnungserstellung, sondern implementiert auch die deutschen Ansprüche, nationale Geschäftsregeln sowie verwaltungsspezifische Vorgaben und Bestimmungen zum Standard XRechnung.
Factur-X stellt auf internationaler Ebene das Äquivalent zu ZUGFeRD 2.0 dar. Deutschland entwickelte das Format zusammen mit Frankreich. ZUGFeRD 2.0 und Factur-X sind identisch. International wird jedoch die Bezeichnung Factur-X verwendet.
Wer benötigt XRechnung bzw. ZUGFeRD und warum?
Behörden müssen seit 20. April 2020 XRechnung empfangen können. Für den Bund gilt diese Pflicht seit November 2020. Grund hierfür ist die Digitaloffensive der Europäischen Union, die alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten europaweit durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Ziel ist es, durch das einheitliche Format Arbeitsabläufe zu beschleunigen und damit Kosten sowie Ressourcen bei der Rechnungsverarbeitung einzusparen. Die XRechnung ist die deutsche Variante der elektronischen Rechnung für die Verwaltung. Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist das ZUGFeRD Format in seiner aktuellen Version ZUGFeRD 2.0.
Wie können elektronische Rechnungen erstellt und an den Rechnungsempfänger versendet werden?
Der Bund hat für die Übertragung von elektronischen Rechnungen eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) (https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do). Um Rechnungen zu übermitteln, ist hier eine einmalige Registrierung notwendig sowie eine Leitweg-ID des Empfängers. Diese wird bei Neuaufträgen künftig automatisch mitgeteilt. Nach abgeschlossener Registrierung, können die Rechnungsdaten über verschiedene Wege übermittelt werden:
Für gelegentliche Rechnungen:
- E-Rechnung per E-Mail
-> möglich mit openVIVA c2* - Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload der erstellten XRechnung per Webformular
-> möglich mit openVIVA c2*
Für viele Rechnungen
- Übertragung per Webservice
-> möglich, muss nach Anforderungsdefinition als kostenpflichtiges Projekt umgesetzt werden* - Rechnungen direkt auf dem System heraus übertagen
-> möglich, muss nach Anforderungsdefinition als kostenpflichtiges Projekt umgesetzt werden*
Bei der elektronischen Rechnungsstellung an Kommunen, öffentliche Unternehmen sowie andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene verläuft der Rechnungseingang ggf. nicht in der gleichen Einheitlichkeit wie auf Bundesebene. Denn in der Bundesrepublik Deutschland ist es Aufgabe der einzelnen Bundesländer, die Vorgaben der Europäischen Union umzusetzen. Dies führt ggf. zu unterschiedlichen Vorgaben und technischen Ansätzen von Bundesland zu Bundesland.
Umsetzung in openVIVA c2
XRechnung ab Version 2020/11
Ab Version 2020/11 ist die elektronische Rechnungsstellung per XRechnung (mit XML) möglich.
ZUGFeRD 2.1.1 ab Version 2020/12
Ab Version 2020/12 unterstützt openVIVA c2 die Rechnungsstellung per ZUGFeRD Version 2.1.1 im Profil XRechnung. Das Profil Factur-X wird voraussichtlich auch bereits ab Version 2020/12 zur Verfügung stehen. Die XML-Daten sind bei beiden Profilen in der inhaltsgleichen PDF Datei eingebettet.
*Für die elektronische Rechnungserstellung per XRechnung bzw. ZUGFeRD wird das kostenpflichtige openVIVA c2 Produkt c2 EDI ZUGFeRD benötigt. Eine Produktbeschreibung sowie technische Voraussetzungen finden Sie im c2 Store.
Achtung: Regelmäßige Updates erforderlich
Der Standard XRechnung wird halbjährlich aktualisiert und muss jeweils sechs Monate später verpflichtend verwendet werden. Die aktuelle Version XRechnung 1.2.2 ist noch bis 31.12.2020 gültig, die Version 2.0.0 in der Fassung vom 30.06.2020 gilt ab dem 01.01.2021. Künftige Updates der XRechnung setzen auch ein regelmäßiges Update von openVIVA c2 voraus. Da für die Erstellung der XRechnung auf ZUGFeRD zurückgegriffen wird, muss auch hier die Kompatibilität beachtet werden. Auch für das Format ZUGFeRD ist ein halbjährliches Update in Planung.
