Mesterheide Rockel Hirz Trowe GmbH Holding über das Kunden- & Vermittlerportal

Mesterheide Rockel Hirz Trowe GmbH Holding (MRH Trowe) nutzt bereits zwei der openVIVA Portale. Der große Erfolg des Kundenportals und die positive Resonanz von Kunden und Mitarbeitern förderte die Idee, gemeinsam mit der mb Support ein weiteres Portal für Vermittler und Dachvermittler zu konzeptionieren. Für das Unternehmen Mesterheide eröffneten sich durch die Portale enorme Wettbewerbsvorteile.

MRH Trowe nutzt erfolgreich Portale für Kunden und Vermittler

Das Kundenportal

Das steigende Volumen an Kunden und Kooperationspartnern aus inzwischen 25 Organisation und ca. 22.000 angeschlossenen Vermittlern wie auch die Betreuung von über 5.000 Mandanten aus den Bereichen produzierendes Gewerbe, Industrie, Handel, Mittelstand, Finanzdienstleistung und Real Estate erforderte bei MRH Trowe eine Software-Lösung, deren Standardversion die komplexen Anforderungen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens von Daten- und Historienmanagement, über Policenerstellung, Schadensabwicklung und -koordination bis hin zum Maklerinkasso und zur Courtageabrechnung bereits abbilden konnte. So migrierte Mesterheide 2010 von AMS unternehmensübergreifend auf openVIVA.

Bereits 2011 begann das Unternehmen mit der Umsetzung eines Kundenportals. “Ziel war es, unseren Mandanten, vor allem unseren Industriekunden mit großen Flotten und unseren Kunden aus der Immobilienwirtschaft mit hoher Schadenfrequenz, die Abwicklung aller operativen Geschäftsprozesse in den Bereichen Schaden und Vertrag über ein Portal zur Verfügung zu stellen. Im Mittelpunkt unserer Anforderungen an die Portal-Lösung standen ein komplexer Funktionsumfang, der die jeweiligen Prozesse unserer Tochtergesellschaften für verschiedene Zielmärkte abbildet, eine leichte und verständliche Benutzerführung und die Verbesserung der Abläufe durch automatisierte Prozesse – auch für unsere Mitarbeiter. Das haben wir mit openVIVA Portal realisiert. Bereits über 200 unserer Kunden nutzen aktuell das Portal. Das Kundenportal ist mittlerweile auch für internationale Programmkoordination einsetzbar”, erläutert Lars Mesterheide, Managing Partner der MRH Trowe.

Das Vermittlerportal

Der große Erfolg des Kundenportals und die positive Resonanz von Kunden und Mitarbeitern förderte die Idee, gemeinsam mit der mb Support ein weiteres Portal für Vermittler und Dachvermittler zu konzeptionieren.

Nach der Definition der Anforderungen in einem gemeinsamen Workshop wurden auf Basis des mb Support Standardvermittlerportals die Anforderungen implementiert und in der Praxis getestet. Seit dem 01.07.2013 steht das Portal online zur Verfügung.

Im Unterschied zum Kundeportal wurde in der zentralen Lösung für Vermittler und Dachvermittler das Vertragsmanagement umfassend erweitert. “Bisher hatten wir einen enormen Aufwand mit der händischen Pflege von separaten Reportinglisten für die Vermittler. Alle Auskünfte, Statusangaben zum Anbahnungsverlauf, Historien, Vertragsanpassungen, Fristen bis hin zum Versand von Policen und der Archivierung erfolgen jetzt digital und komplett papierlos. Der Vermittler erhält auch direkten Einblick in die Vermittlerabrechnung”, so Lars Mesterheide.

Das Portal ermöglicht nicht nur einen in Ort und Zeit flexiblen Zugriff, sondern auch die 360-Grad-Sicht auf alle internen Informationen, Exposés, Vertragsdaten, Dokumente und Statistiken. Darüber hinaus sieht der Nutzer zum Beispiel sofort, welche Verträge der Kunden aktiv oder in der Anbahnung sind, ebenso wie auch Verträge im Mahnverfahren. Die Daten werden in Echtzeit gepflegt, der Datenabgleich zwischen Portal und Quellsystemen erfolgt bei jeder Datenänderung.

Für das Unternehmen MRH Trowe eröffnen sich durch das Portal enorme Wettbewerbsvorteile. “Das Portal stellt unsere Zielgruppenprodukte von der Angebotslegung, dem Produktdesign bis zur Kalkulation schnell für den Vertrieb zur Verfügung. Beispielsweise Wertschutzpolicen oder Ratenschutzpolicen für Immobilienerwerber lassen sich über das Portal schnell und schlank berechnen und online abschließen. Ein besonderer Marktvorteil ergibt sich für die Vermittler in der Dunkelverarbeitung und der automatisierten Online-Policierung. Damit unterstützen wir die Vermittler effizient bei der Akquise und im Vertrieb”, freut sich Lars Mesterheide.

Intern verzeichnet MRH Trowe eine große Akzeptanz: “Wir haben zuerst Mitarbeiter, die größere Vermittlerkunden betreuen, in das Portal integriert. Die automatisierten Prozesse und die Funktionalität überzeugen. Da openVIVA ja Standard in unserem Unternehmen ist, gibt es kaum Schulungsbedarf, jedoch viele Ideen, unsere Prozesse zu optimieren. Wir haben ein spezielles Team, das sich mit Portalen auseinandergesetzt hat und die relevanten Ideen in Anforderungen umsetzte.”

So wird die zentrale Lösung nach den wachsenden Anforderungen täglicher Routinen permanent erweitert und optimiert. Eine der großen Herausforderungen bestand in der Implementierung eines individuellen internen Rollen- und Rechtesystems. “Wir haben genau definiert, welcher Vermittler welche Abrechnungen, Kundeninformationen und Verträge sehen darf. Wie auch beim Kundenportal ist es möglich, genau festzulegen, in welcher unterschiedlichen Tiefe eine Kundenansicht in Bezug auf den Umfang der Datensätze, der Vertragsobjekte oder auf verschiedene Kunden erfolgen kann”, betont Lars Mesterheide.

Die komplexen Strukturen der Prozesse erforderten eine hohe Präzision und Sorgfalt in Bezug auf die Qualität der migrierten Daten. Für eine genaue Prüfung auf Vollständigkeit und Redundanz wurden umfangreiche Teststellungen durchgeführt und Testzugänge für ausgewählte Vermittler angelegt. 
Das Rollout des Portals wurde akribisch vorbereitet, mit Präsentationen vor den zukünftigen Nutzern und im Rahmen der Jahresgespräche mit den jeweiligen Vermittlerorganisationen.

Das Resümee: “openVIVA kann mehr als alle Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind. Auch die Zusammenarbeit mit der mb Support gestaltet sich unglaublich effizient, nicht zuletzt weil der Weg bis zum Entscheider sehr kurz ist. Wir haben das Briefing sehr detailliert vorbereitet, entwarfen zum Teil die Masken selbst. Das verkürzte die Anforderungen eine einheitliche Sprache zu finden, also Versicherungsdeutsch in IT zu übersetzen. Auf der anderen Seite besitzt die mb Support ein überaus überdurchschnittliches Fachwissen.”

Die Mesterheide Unternehmensgruppe wurde 1995 gegründet und betreut als unabhängiges Versicherungsmaklerunternehmen bundesweit über 5000 Mandanten sowie kooperierende Unternehmen aus den Bereichen produzierendes Gewerbe, Industrie, Handel, Mittelstand, Finanzdienstleistung, Real Estate und Privatkunden. In vier Tochtergesellschaften bieten derzeit 143 Mitarbeiter an fünf Standorten wirtschaftlich und rechtlich unabhängig von Versicherungen, Banken und Kapitalanlagegesellschaften hoch spezialisierte Deckungskonzepte. Die Leistungen umfassen die Themenbereiche Forderungsmanagement, Liquiditätsoptimierung und Finanzierung, wie auch konzeptionelle Lösungen für betriebliche und private Versorgungswerke. Der Schwerpunkt liegt allerdings im Bereich des Risikotransfers von Industrie, Handel, Firmen, Immobilienwirtschaft und Spezialrisiken.

Website: www.mesterheide.de