XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – Was, Warum, Wie?
Zuletzt aktualisiert am 22. August 2024.
Was ist XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?
Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Dabei ist die XRechnung ein rein strukturiertes Datenformat, das bedeutet: die Inhalte der elektronischen Rechnung sind genau festgelegt und können dadurch automatisch weiterverarbeitet werden. Durch den Standard kann die Bearbeitung von Rechnungen (Übertragung, Prüfung, Freigabe, Bezahlung) erheblich verkürzt und optimiert werden.
Auch ZUGFeRD ist ein Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung (welche ein reiner Datensatz ist), verfügt eine Rechnung im Standard ZUGFeRD neben dem Datensatz zusätzlich über ein Sichtdokument in Form eines PDF.
Mit dem neuen Profil XRechnung erfüllt das Format ZUGFeRD nicht nur die Vorgaben der EU zur elektronischen Rechnungserstellung, sondern implementiert auch die deutschen Ansprüche, nationale Geschäftsregeln sowie verwaltungsspezifische Vorgaben und Bestimmungen zum Standard XRechnung.
Factur-X stellt auf internationaler Ebene das Äquivalent zu ZUGFeRD dar. Deutschland entwickelte das Format zusammen mit Frankreich. ZUGFeRD und Factur-X sind identisch. International wird jedoch die Bezeichnung Factur-X verwendet.
Wer benötigt XRechnung bzw. ZUGFeRD und warum?
Behörden müssen seit 20. April 2020 XRechnung empfangen können. Ab dem 01.01.2025 beginnt der Umsetzungszeitraum für den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich. Grund hierfür sind die Digitaloffensive der Europäischen Union (Richtlinie 2014/55/EU) und der Beschluss des Wachstumschancengesetzes (BGBl/2024/Nr.108). Ziel ist es, durch das einheitliche Format Arbeitsabläufe zu beschleunigen und damit Kosten sowie Ressourcen bei der Rechnungsverarbeitung einzusparen. Die XRechnung ist die deutsche Variante der elektronischen Rechnung für die Verwaltung. Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist das ZUGFeRD Format.
Wie können elektronische Rechnungen erstellt und an den Rechnungsempfänger versendet werden?
Der Bund hat für die Übertragung von elektronischen Rechnungen eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) (https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do). Um Rechnungen zu übermitteln, ist hier eine einmalige Registrierung notwendig sowie eine Leitweg-ID des Empfängers. Diese wird bei Neuaufträgen künftig automatisch mitgeteilt. Nach abgeschlossener Registrierung, können die Rechnungsdaten über verschiedene Wege übermittelt werden:
Für gelegentliche Rechnungen:
- E-Rechnung per E-Mail
-> möglich mit openVIVA c2 - Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload der erstellten XRechnung per Webformular
-> möglich mit openVIVA c2
Für viele Rechnungen
- Übertragung per Webservice
-> möglich, muss nach Anforderungsdefinition als kostenpflichtiges Projekt umgesetzt werden - Rechnungen direkt auf dem System heraus übertagen
-> möglich, muss nach Anforderungsdefinition als kostenpflichtiges Projekt umgesetzt werden
Bei der elektronischen Rechnungsstellung an Kommunen, öffentliche Unternehmen sowie andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene verläuft der Rechnungseingang ggf. nicht in der gleichen Einheitlichkeit wie auf Bundesebene. Denn in der Bundesrepublik Deutschland ist es Aufgabe der einzelnen Bundesländer, die Vorgaben der Europäischen Union umzusetzen. Dies führt ggf. zu unterschiedlichen Vorgaben und technischen Ansätzen von Bundesland zu Bundesland.
Umsetzung in openVIVA c2
XRechnung ab Version 2020/11
Ab Version 2020/11 ist die elektronische Rechnungsstellung per XRechnung (mit XML) möglich.
ZUGFeRD 2.1.1 ab Version 2020/12
Ab Version 2020/12 unterstützt openVIVA c2 die Rechnungsstellung per ZUGFeRD Version 2.1.1 im Profil XRechnung. Das Profil Factur-X wird bereits ab Version 2020/12 zur Verfügung stehen. Die XML-Daten sind bei beiden Profilen in der inhaltsgleichen PDF Datei eingebettet.
Allgemeine Einrichtung von ZUGFeRD/XRechnung ab Version 2024/8
Aufgrund der neuen Gesetzeslage gehören ZUGFeRD bzw. XRechnung ab dem 01.10.2024 nicht mehr zum Bereich c2 EDI, sondern werden kostenfrei in die Abrechnungslizenz überführt.
Achtung: Regelmäßige Updates erforderlich
Der Standard ZUGFeRD/XRechnung werden halbjährlich aktualisiert. Künftige Updates der XRechnung setzen auch ein regelmäßiges Update von openVIVA c2 voraus.
