Aus diesen Gründen stellte sich die Manufaktur Augsburg zunächst selbst auf den Prüfstand. In einem internen Prozess wurde ein klares Bild davon gezeichnet, wie sich das Unternehmen wirtschaftlich und organisatorisch entwickeln will:

• Welche zukünftigen Herausforderungen sind zu erwarten?
• Wie können Arbeitsprozesse und Workflows optimiert werden, damit unnötige Eingaben oder Workarounds für die Mitarbeiter der Vergangenheit angehören?
• Wie kann der Datenhaushalt bereinigt werden?
• Wie können die Zusammenarbeit und das Serviceerlebnis für Kunden und Partner nicht nur digitalisiert, sondern auch moderner gestaltet werden?

Der daraus entstandene Anforderungskatalog ermöglichte der Manufaktur Augsburg verschiedene Softwaresysteme objektiv zu vergleichen und zu bewerten.

Die Manufaktur Augsburg ging bei der Auswahl der zukünftigen Softwarelösung aber noch einen Schritt weiter: Sie legte sehr großen Wert auf ein umfassendes Kennenlernen der Softwarelösung openVIVA c2 und der Projektverantwortlichen bei mb Support. Deshalb wurden von der Manufaktur Augsburg gewählte Beispiele in einem zweiwöchigen Workshop mit openVIVA c2 umgesetzt, um die Funktionsweise und Leistungsfähigkeit der Software in der Praxis zu testen. Hierbei wurde intensiv auf die technischen Möglichkeiten eingegangen. Zudem diente der Workshop dazu, Transparenz herzustellen und Verständnis für die beiderseitigen Unternehmensphilosophien zu schaffen. Eine wichtige Voraussetzung, um eine langjährige Partnerschaft einzugehen, die weit über die reine Projektphase hinausreicht.

Nachdem die Zusammenarbeit vertraglich vereinbart wurde, wurden die nötigen Projektschritte geplant und zeitlich eingetaktet. Von zentraler Bedeutung für eine erfolgreiche Projektumsetzung war die Definition klarer und verbindlicher Projektziele, die jedoch eine gewisse Flexibilität auf beiden Seiten ermöglichen mussten.

Die inhaltliche Projektumsetzung seitens Manufaktur Augsburg wurde mit einer kleinen Expertengruppe auf rein fachlicher Ebene und losgelöst vom Tagesgeschäft vorbereitet und begleitet. So wurde sichergestellt, dass jeder relevante Fachbereich für die Softwareumstellung von einem Experten abgedeckt ist (z. B. Datenhaushalt, Inkasso, Berechnungen), der das benötigte Detailwissen zu den Abläufen und Anforderungen besitzt. Dieser diente im jeweiligen Fachbereich als Ansprechpartner für die Projektverantwortlichen von mb Support. Durch dieses Vorgehen wurde das Tagesgeschäft während der Projektphase nicht beeinträchtigt.

Damit der Wechsel auf openVIVA c2 reibungslos und in time durchgeführt werden konnte, wurde das Projekt zudem in verschiedene Themenpakete unterteilt, die aufeinanderfolgend umgesetzt wurden. Jedes Themenpaket wurde in einem Workshop mit den jeweiligen Fachexperten der Manufaktur Augsburg und mb Support erarbeitet und besprochen. Anschließend wurde das Themenpaket zu einem Projektschritt zusammengefasst, verschriftlicht, freigegeben und umgesetzt.

Ob das volle Potential einer Softwarelösung ausgeschöpft und die Einführung somit als langfristiger Erfolg verbucht werden kann, hängt nicht zuletzt von der Akzeptanz und Begeisterung der Mitarbeiter für die neue Softwarelösung ab.

Die Manufaktur Augsburg verfolgte hier eine klare Strategie: offene Kommunikation von Anfang an.

Als die Entscheidung für openVIVA c2 feststand, wurden die Mitarbeiter direkt mit eingebunden. Die aktuellen Schmerzpunkte, mit denen die Anwender tagtäglich zu kämpfen hatten bzw. für die sich ein Workaround etabliert hatte, wurden klar benannt, sodass eine passgenaue Lösung aufgezeigt werden konnte. Dabei war von besonderer Bedeutung zu vermitteln, dass die Einarbeitung und Feinjustierung von openVIVA c2 gemeinsam im Team, begleitet von Experten der mb Support, erfolgen soll.

Bei allen positiven Aussichten des geplanten Wechsels auf openVIVA c2 war es den Verantwortlichen der Manufaktur Augsburg wichtig zu betonen, dass ein Softwarewechsel für das gesamte Unternehmen einen langfristigen Prozess darstellt. Daher wurde unternehmensintern mit (einer Einarbeitungsphase von) einem Jahr geplant, um alle Daten und Prozesse bis ins Detail abzustimmen und ein routiniertes Vorgehen bei der täglichen Arbeit mit openVIVA c2 zu erreichen.

Durch das gezielte Einbeziehen aller Mitarbeiter überwog bei diesen von Beginn an die Vorfreude auf den geplanten Softwarewechsel und die erleichterten Arbeitsabläufe.

Die Praxis-Schulungen mit openVIVA c2 wurden in einen zweistufigen Prozess gegliedert. Zunächst wurden von der Manufaktur Augsburg drei openVIVA-Ansprechpartner bestimmt. Die zukünftigen Experten im Umgang mit openVIVA c2 wurden zwei bis drei Monate vor Go Live in Intensiv-Workshops geschult. Neben der Vermittlung des benötigten Grundwissens wurden die Arbeitsprozesse der Manufaktur Augsburg noch in der Testumgebung feinjustiert, wodurch die Ansprechpartner ein tieferes Verständnis für die Funktionsweise und Möglichkeiten von openVIVA c2 in ihrem Unternehmen entwickeln konnten.

Mitarbeiter, die mit openVIVA c2 im täglichen Einsatz arbeiten, wurden vier bis fünf Wochen vor Go Live an der bereits fertigen Softwareumgebung geschult. Darüber hinaus wurden sie eine Woche nach Go Live vor Ort intensiv von openVIVA c2-Experten aus dem Hause mb Support begleitet. Dadurch konnten Fragen gezielt und unmittelbar beantwortet und zugleich konkrete Sachverhalte nachvollzogen werden. Anfängliche Bedenken, die der Umstieg auf eine neue Software immer mit sich bringt, konnten von unseren erfahrenen Experten ausgeräumt werden. Den Ängsten und Unsicherheiten der künftigen Anwender ist dabei von Beginn an mit Verständnis begegnet worden. Eine Vorgehensweise, die die Motivation des Teams langfristig steigert.

Die Manufaktur Augsburg entschloss sich dazu, das Tagesgeschäft zu einem von ihr bestimmten, günstigen Zeitpunkt für eine Woche ruhen zu lassen, um sich gemeinsam in openVIVA c2 einzuarbeiten. Hierfür wurden zunächst Vorgänge geclustert und anschließend mit den grundlegenden Basisaufgaben der täglichen Arbeit begonnen. Mit einfachen Ablage-Vorgängen wurde beispielsweise verdeutlicht, wie grundlegende Arbeitsschritte nun einfacher ablaufen und welche Zusammenhänge im System bestehen. So arbeitete man sich Schritt für Schritt in openVIVA c2 ein.

Selbstverständlich klappen von Beginn an nicht alle Arbeitsschritte reibungslos und bedürfen vorerst einer längeren Bearbeitungszeit. Doch durch die gewählte Form der gemeinsamen Einarbeitung in Verbindung mit den spürbaren Fortschritten konnte von den langfristigen positiven Effekten durch die Arbeit mit openVIVA c2 überzeugt werden.

Nach einigen Monaten im Praxiseinsatz war ein weit verbreitetes Verständnis für die Funktionalitäten von openVIVA c2 vorhanden, wodurch weitere Detailkonfigurationen selbstständig durchgeführt werden konnten, um alle Prozessketten der Manufaktur Augsburg noch nahtloser ineinandergreifen zu lassen.