Ein Import, der es in sich hat
mb Support importiert 250.000 E-Mails für MRH Trowe!
Ein Import, der es in sich hat: Rund 250.000 E-Mails sollen in das System von MRH Trowe importiert werden. Es ist das erste Mal, dass die mb Support einen E-Mail Import dieser Größenordnung durchführt. Das bringt natürlich auch einige Herausforderungen und Besonderheiten mit sich.
MRH Trowe – Versicherungsmakler seit 1950
Sie gehört zu den Top 10 in Deutschland: Die MRH Trowe. Entstanden ist das Unternehmen aus einer Fusion des Industrieversicherungsmaklers MRH Group mit Hauptsitz in Frankfurt und der in Düsseldorf ansässigen TROWE Gruppe. Bundesweit und international legt MRH Trowe viel Wert auf Entwicklung und Fortschritt. Zur Unternehmensstrategie gehört auch, Mandanten den größtmöglichen Mehrwert in den Bereichen Technologie, Innovation und Digitalisierung zu bieten, beispielsweise durch eine optimale digitale Prozessvernetzung und Produktinnovationen.
Erfolgsrezept: Verknüpfung aller (Archiv-)Daten
Im Jahr 2018 übernahm MRH Trowe die M.A.R.K.-Versicherungsmakler GmbH. Die Migration der Daten für den neuen Mandanten brachte eine besondere Herausforderung mit sich: MRH Trowe arbeitet im Backend vollständig digital. Alle Zukäufe werden sofort in openVIVA c2 migriert. Im Rahmen der Digitalisierung entschied sich MRH Trowe daher, E-Mails, die auf einem externen Filesystem mit Verbindung zum Altsystem lagen, nachträglich in openVIVA c2 zu importieren. Ziel war es, die Daten sowohl zu archivieren, als auch gleichzeitig mit Kunden, Verträgen und Schäden automatisiert zu verknüpfen.
Herausfordernd: Unterschiedlicher Aufbau und Verschlüsselung
Die Konvertierung der E-Mails in EML-Dateien als Voraussetzung für den Import ließ sich ohne großen Aufwand über ein kostengünstiges, von Microsoft empfohlenes Tool, über Nacht darstellen. Nach Analyse des Datenbestands, war die größte Herausforderung der Migration für mb Support schnell klar: Der unterschiedliche Aufbau der nun als EML-Dateien vorliegenden E-Mails. Denn während die zu importierenden E-Mails alle einen einheitlichen Header mit allgemeinen Informationen besitzen, setzt sich der Hauptteil aus insgesamt sechs verschiedenen Strukturvarianten sowie verschiedenen Verschlüsselungen zusammen.
Um die Daten richtig auslesen zu können, mussten zunächst die verschiedenen Blöcke, welche Text und Anhänge im Hauptteil der E-Mail voneinander trennen, identifiziert werden. Jeder Block wurde dafür einzeln betrachtet und auf seinen Inhalt (Plain-Text, Html-Text, Anhänge oder weitere Blöcke) überprüft.
Der Header wurde separat ausgelesen, um irrelevante Informationen (z.B. Spamschutz Ergebnisse) direkt herausfiltern zu können. In openVIVA c2 sollten nur relevante Daten wie Absender, Empfänger, CC, Sendedatum, Betreff, etc. übernommen werden. Des Weiteren wurden alle Anhänge mit Ihrer Originalverschlagwortung aus dem Altsystem übernommen.
Durch die Migration der E-Mails in openVIVA c2 profitiert MRH Trowe von einem zentralen Datenarchiv, innerhalb dem Daten schnell wiederauffindbar sind. Mitarbeiter können jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen. Der größte Mehrwert der Migration liegt für MRH Trowe sowohl im eigenständigen Zugriff auf die Anhänge jeder E-Mail, als auch in der Suche und Wiederverwendung aus dem System.
