Gutschrift oder Stornorechnung?

Der richtige Weg mit openVIVA c2!

Um Rechnungen zu widerrufen oder zu korrigieren, wurden früher Gutschriften ausgestellt. Seit dem Jahr 2013 ist dies nicht mehr möglich, da der Gesetzgeber vorschreibt, dass die Korrektur einer Rechnung mittels einer Stornorechnung erfolgen muss. Gutschriften dürfen nicht mehr zum Neutralisieren von Zahlungen, sondern lediglich für ihren ursprünglichen Zweck verwendet werden.

Nicht mehr praktikabel: Rechnungsausgleich über Gutschriften

Im rechtlichen Sinn ist die Gutschrift nach dem UstG §14 eine Art umgekehrte Rechnung. Sie wird z.B. verwendet, um Bonus- oder Provisionszahlungen zu leisten. Neben dieser eigentlichen Funktion konnte die Gutschrift bis zum Jahr 2013 auch genutzt werden, um Korrekturen an ausgestellten Rechnungen durchzuführen.

Um eine Rechnung auszugleichen, ist buchhalterisch ein zweites Dokument notwendig. Dieses wurde in Form der Gutschrift erzeugt. Die Gutschrift enthielt exakt die Positionen, welche sich auch auf der zugrundeliegenden Rechnung befanden. So konnte eine Rechnung über 200,- Euro mit einer Gutschrift über 200,- Euro als nichtig betrachtet werden. 
Dieses Verfahren ist heute rechtlich nicht mehr zulässig, da der Gesetzgeber vorschreibt, dass Rechnungskorrekturen nicht mehr als Gutschrift betitelt werden dürfen.

Der richtige Weg: Stornorechnung statt Gutschrift

Auch die Stornorechnung enthält dieselben Positionen wie die zugrundeliegende Rechnung, jedoch ist die Summe auf der Stornorechnung im Gegensatz zur Gutschrift negativ. Die Stornorechnung wird dem Empfänger der ursprünglichen Rechnung zugeschickt, anschließend wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt. Der Empfänger der Rechnung begleicht nur diese. Die „neue“ Rechnung wird in der Buchhaltung mit der Stornorechnung verrechnet.

Rechtliche Folgen bei Missachtung

Werden Rechnungskorrekturen dennoch als Gutschriften ausgewiesen, droht dem Empfänger der Gutschrift, dass er die zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer abführen muss. Auch die gewünschte Minderung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen bleib aus, wen statt einer Rechnungskorrektur eine Gutschrift ausgegeben wird.

Erzeugen einer Stornorechnung in openVIVA c2

In openVIVA c2 lassen sich Stornorechnungen über den Menüpunkt „In-/Exkasso“ erzeugen. Geben Sie in der Schnellsuche die In-/Exkasso-Nr. ein und klicken Sie anschließend im Aktionen-Button des Interactive Report auf „Stornieren“. Haben Sie hier die notwendigen Einstellungen vorgenommen und einen Stornogrund ausgewählt, erzeugt openVIVA c2 automatisch eine Stornorechnung, die sich in einem neuen Fenster öffnet.