Wehring & Wolfes

“openVIVA ist ein Geschenk. Wir können uns unseren Kernaufgaben widmen, alles andere macht die Softwarelösung”, so Dirk Rother, Geschäftsführer bei Wehring & Wolfes. “Der Nutzen von openVIVA ist umfassend: es bildet die Breite der Steuerabläufe rechtskonform ab und verarbeitet massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote. So macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn”.

Wehring & Wolfes ist seit 1916 als einer der führenden Makler und Spezialisten für individuelle Yacht- und Bootsversicherungen an Bord. Das Traditionsunternehmen hat seit 1915 seinen Heimathafen in Hamburg und betreut Eigner und Charterer europaweit. Das Unternehmen migrierte 2012 auf openVIVA.

“Unsere ca. 13 Mitarbeiter arbeiteten bis dahin mit der 20 Jahre alten Software ASSCOMP. Unsere Anforderungen an eine neue Software bestanden darin, dass sie die Breite der Steuerabläufe rechtskonform abbildet und massentauglich hohe Datenvolumen ohne Fehlerquote verarbeiten kann. Außerdem solle sie keine statischen Masken haben.

Die Migration konnte einfach realisiert werden, wir haben etwa zehn Monate gebraucht. In Folge der verschiedenen Zukäufe war unsere Datenbasis sehr unstrukturiert und uneinheitlich. Auch waren viele Anpassungen aufgrund der steuerlichen Besonderheiten, die unsere zahlreichen Auslandsversicherungen mit sich bringen, notwendig. Da gibt es in einigen Ländern bis zu fünf verschiedene Steuerarten. Dazu kommen die unterschiedlichen Anforderungen in der Abrechnungsthematik, an die Vorlagen- und Druckanpassungen unserer Gesellschaften. Die dafür erforderlichen technischen Möglichkeiten bietet in dieser detaillierten Tiefe kein anderer Hersteller. Da gibt es kaum Auswahl. Nun müssen unsere Prozesse integriert werden. Unser Team profitiert schon jetzt von der hohen Vereinfachung und der logischen Bedienung. Der Nutzen von openVIVA ist umfassend. Unsere Assistentin zum Beispiel war noch nie so glücklich, dass sie auf Knopfdruck dem Steuerberater sieben Tagesbilanzen senden oder den Datenexport für unsere Abschlüsse so schnell und fehlerfrei umsetzen kann.

Als nächstes werden wir die Spartenebene im BI aufsetzen, unser Angebotswesen verändern und komplett mit openVIVA abwickeln. Auch unsere SEPA-Umstellung ist noch nicht ganz durchgestanden.

Darüber hinaus werden wir die E-Mail-Funktionen einbinden. Wir verzeichnen eine Zunahme von Anfragen, da macht die medienbruchfreie Weiterbearbeitung digital eingehender Prozesse Sinn. Allerdings wird es noch spannend, wie die automatische Verschlagwortung, die automatisierte Zuordnung von Eingangsmails auf Kunden oder Verträge, der automatisierte Rechnungsversand oder der Archivierungsprozess wirklich funktionieren. Aber wir freuen uns richtig darauf, das zu lernen.”

Website: Wehring & Wolfes