openVIVA Vertrieb 

moreBUSINESS.insure PaperflowX*

PDF Dateien digitalisieren, indexieren und automatisch verknüpfen

*vorher: c2 EDI PaperflowX

PDF Dateien, zum Beispiel aus E-Mail Anhängen oder Scans, digitalisieren, indexieren und automatisch verknüpfen: Mit moreBUSINESS.insure PaperflowX ist dies schnell und mit nur wenigen technischen Voraussetzungen möglich. 

Die OCR-Erkennung (engl. für optical character recognition) wird zentralisiert über die Plattform moreBUSINESS.insure durchgeführt. Mittels der OCR Technologie werden die PDFs nach relevanten Informationen wie der Kunden- oder Schadennummer durchsucht. Anhand der erkannten Daten werden die digitalen Dokumente in Ihrem openVIVA c2 mit entsprechenden Kundendaten verknüpft und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Die Regeln für die automatisierte Verknüpfung und Zuordnung können Sie vorab für jeden Geschäftsvorfall individuell einstellen.

OCR Ablauf2

So funktioniert die Verarbeitung:

Bevor openVIVA c2 mit dem automatischen Import und der Verarbeitung Ihrer PDF Dokumente beginnt, müssen Sie diese zunächst in einer lokale Zielablage ablegen. Für jeden Geschäftsvorfall muss eine Zielablage definiert werden.

openVIVA c2 überprüft in regelmäßigen Abständen die von Ihnen definierten Ablagen und importiert neue Dokumente in das System. Sie können festlegen, ob die Dokumente nach dem Import in Ihrem lokalen Filesystem oder auf der Datenbank gespeichert werden sollen. Nach dem Import in openVIVA c2 werden die Dokumente für die OCR Verarbeitung an die Datenaustauschplattform moreBUSINESS.insure gesendet. Auf Basis der in openVIVA c2 vorab getroffenen Geschäftsvorfall Einstellungen werden die Dokumente nun automatisch verknüpft (mit Kunden/Vertrag/Objekt/Schaden) sowie zuständigen Mitarbeitern zugeordnet. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt asynchron.


Wesentliche Funktionen

 

Automatisierte Verarbeitung von Scans und E-Mail Anhängen

Automatisierte Verarbeitung von Scans und E-Mail Anhängen

Einheitliche Aufbereitung und Indexierung der digitalen Dokumente

Einheitliche Aufbereitung und Indexierung der digitalen Dokumente

Automatische Verknüpfung mit Kunden, Verträgen, Sachbearbeiter etc.

Automatische Verknüpfung mit Kunden, Verträgen, Sachbearbeiter etc.

Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen

Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen

 


Scans und E-Mail Anhänge automatisch verknüpfen und indexieren

OCR bezeichnet die automatische Texterkennung innerhalb von Bildern. Durch OCR Technologie wird es möglich, die auf einem Bild dargestellten Buchstaben als solche zu identifizieren. Dadurch entsteht eine durchsuchbare Datei. Sie kann weiter bearbeitet oder für die automatisierte Datenextraktion genutzt werden. 

Eine Sonderform der Texterkennung ist die automatisierte Verarbeitung des Posteingangs. Dafür muss nicht der gesamte Inhalt des Dokuments analysiert werden. Ziel ist es stattdessen, charakteristische Merkmale wie Firmenlogos oder Layouts von Formularen zu erkennen. Das Dokument kann dadurch z.B. als Rechnung oder Schadenmeldung klassifiziert werden. mb Support verwendet Text- und Musterkennung, um aus Schriftstücken relevante Informationen (z.B. Schaden- oder Vertragsnummer) zu gewinnen, sodass sich diese digital in openVIVA c2 einsortieren und verknüpfen lassen. 


Schnell und effektiv suchen

Ihre digitalisierten Dokumente werden mit entsprechenden Suchkriterien gespeichert (Verschlagwortung/Indexierung). Dadurch ist eine Volltextsuche möglich. Tausende Dokumente können somit gleichzeitig in eine Suchnachfrage nach beliebigen Schlüsselwörtern einbezogen werden. 


Digitalisierung 

Die OCR-Erkennung durchsucht das digitale Dokument nach relevanten Informationen. Anhand der erkannten Daten werden die digitalen Dokumente in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm

  • mit Kunden und Verträgen verknüpft
  • zuständigen Mitarbeitern zugeordnet

Die Digitalisierung garantiert

Integrität (Unveränderlichkeit)

Authentizität (Echtheit & Vollständigkeit)

Verfügbarkeit

Vertraulichkeit

Nachvollziehbarkeit (Transfervermerk)

Lesbarkeit


Zuordnung nach Ihren Regeln

Um alle Scans und E-Mail Anhänge Ihren Anforderungen entsprechend zu verknüpfen, können Sie für jeden Geschäftsvorfall Regeln für den OCR Import definieren. Bestimmten Sie allgemeine Zuordnungsregeln wie:

  • Betreff
  • Erinnerungen und Priorität
  • Sichtbarkeit in Portalen
  • Verknüpfung mit Kunden, Verträgen, Schäden, etc. 
  • Vorbelegung eigens definierter Kategorien
  • Zuweisung zuständiger Sachbearbeiter, Mitarbeiter, Betreuer

So gelangen Ihre digitalen Dokumente ohne lange manuelle Bearbeitung direkt an die richtige Adresse!


Speichern der digitalen Dokumente im PDF/A-3 Format

Die gescannten Dokumente können in Ihrer Datenbank im PDF/A-3 Format gemäß einer Richtlinie des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zum ersetzenden Scannen gesichert werden. Das Format ist ein ISO-Standard und garantiert, dass alle gespeicherten Informationen in der Zukunft lesbar bzw. verwendbar sind. Außerdem stellt das Dateiformat sicher, dass Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können. Es kann auch mit einer digitalen Signatur versehen werden. 


Blockchain: Sicherer Schutz gegen Manipulation 

Zur Sicherstellung der Rechtssicherheit und Datenintegrität setzt mb Support bei der Digitalisierung von Dokumenten durch ersetzendes Scannen auf die Blockchain-Technologie, durch die eine nachträgliche Manipulation von Dokumenten oder deren Informationen (z.B. Transfervermerk) praktisch nahezu ausgeschlossen ist. Da alle verarbeiteten Dokumente über einen eindeutigen Fingerabdruck (Hashwert) miteinander verkettet sind, kann zu jedem Zeitpunkt die Echtheit eines Dokuments geprüft und jede Änderung zurückverfolgt werden. 

 

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