openVIVA Vertrieb 

openVIVA: c2 EDI PaperflowX*

Dokumente digitalisieren, indexieren und automatisch verknüpfen

* (vorher c2 EDI 100% Digital)

Beginnen Sie schon zu arbeiten, während andere noch ihre Post sortieren...
openVIVA c2 verarbeitet Ihre gesamte analoge Eingangspost (Briefe, Fax, etc.) mittels modernster OCR Technologie (engl. für "optical character recognition"). Das Digitalisieren Ihrer Post bietet viel Komfort, spart Kosten und schont die Umwelt. Durch die digitale Speicherung der Informationen straffen Sie interne Bearbeitungsprozesse. Sie arbeiten dadurch effektiver. 
Für die OCR-Verarbeitung Ihrere Post benötigen Sie einen von mb Support zertifizierten Barcode-Drucker sowie einen Dokumentenscanner. 

OCR Ablauf2


So funktioniert´s 


 

Wesentliche Funktionen

 

Verarbeitung Ihrer gesamten analogen Eingangspost

Verarbeitung Ihrer gesamten analogen Eingangspost

Einheitliche Aufbereitung und Indexierung der Dokumente

Einheitliche Aufbereitung und Indexierung der Dokumente

Automatische Verknüpfung der Dokumente mit Kunden, Verträgen, Sachbearbeiter etc.

Automatische Verknüpfung der Dokumente mit Kunden, Verträgen, Sachbearbeiter etc.

Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen

Zuordnung nach vordefinierten Geschäftsvorfällen

 


Dokumente automatisch verknüpfen und indexieren

OCR bezeichnet die automatische Texterkennung innerhalb von Bildern. Durch OCR Technologie wird es möglich, die auf einem Bild dargestellten Buchstaben als solche zu identifizieren. Dadurch entsteht eine durchsuchbare Datei. Sie kann weiter bearbeitet oder für die automatisierte Datenextraktion genutzt werden. 

Eine Sonderform der Texterkennung ist die automatisierte Verarbeitung des Posteingangs. Dafür muss nicht der gesamte Inhalt des Dokuments analysiert werden. Ziel ist es stattdessen, charakteristische Merkmale wie Firmenlogos oder Layouts von Formularen zu erkennen. Das Dokument kann dadurch z.B. als Rechnung oder Schadenmeldung klassifiziert werden. mb Support verwendet Text- und Musterkennung, um aus Schriftstücken relevante Informationen (z.B. Schaden- oder Vertragsnummer) zu gewinnen, sodass sich diese digital in openVIVA c2 einsortieren und verknüpfen lassen. 


Schnell und effektiv suchen

Ihre digitalisierten Dokumente werden mit entsprechenden Suchkriterien gespeichert (Verschlagwortung/Indexierung). Dadurch ist eine Volltextsuche möglich. Tausende Dokumente können somit gleichzeitig in eine Suchnachfrage nach beliebigen Schlüsselwörtern einbezogen werden. 


Digitalisierung 

Die OCR-Erkennung durchsucht das Dokument nach relevanten Informationen. Anhand der erkannten Daten werden die Dokumente in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm

  • mit Kunden und Verträgen verknüpft
  • zuständigen Mitarbeitern zugeordnet

Die Digitalisierung garantiert

Integrität (Unveränderlichkeit)

Authentizität (Echtheit & Vollständigkeit)

Verfügbarkeit

Vertraulichkeit

Nachvollziehbarkeit (Transfervermerk)

Lesbarkeit


Zuordnung nach Ihren Regeln

Um alle Dokumente Ihren Anforderungen entsprechend zu verknüpfen, können Sie für jeden Geschäftsvorfall Regeln für den OCR Import definieren. Bestimmten Sie allgemeine Zuordnungsregeln wie:

  • Betreff
  • Erinnerungen und Priorität
  • Sichtbarkeit in Portalen
  • Verknüpfung mit Kunden, Verträgen, Schäden, etc. 
  • Vorbelegung eigens definierter Kategorien
  • Zuweisung zuständiger Sachbearbeiter, Mitarbeiter, Betreuer

So gelangen Ihre Dokumente ohne lange manuelle Bearbeitung direkt an die richtige Adresse!


Speichern der Dokumente im PDF/A-3 Format

Die gescannten Dokumente werden in Ihrer Datenbank im PDF/A-3 Format gemäß einer Richtlinie des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zum ersetzenden Scannen gesichert. Das Format ist ein ISO-Standard und garantiert, dass alle gespeicherten Informationen in der Zukunft lesbar bzw. verwendbar sind. Außerdem stellt das Dateiformat sicher, dass Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können. Es kann auch mit einer digitalen Signatur versehen werden. 


Blockchain: Sicherer Schutz gegen Manipulation 

Zur Sicherstellung der Rechtssicherheit und Datenintegrität setzt mb Support bei der Digitalisierung von Dokumenten durch ersetzendes Scannen auf die Blockchain-Technologie, durch die eine nachträgliche Manipulation von Dokumenten oder deren Informationen (z.B. Transfervermerk) praktisch nahezu ausgeschlossen ist. Da alle verarbeiteten Dokumente über einen eindeutigen Fingerabdruck (Hashwert) miteinander verkettet sind, kann zu jedem Zeitpunkt die Echtheit eines Dokuments geprüft und jede Änderung zurückverfolgt werden. 

 

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