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Alles, was Sie zum Thema elektronische Rechnung wissen sollten

Einsparung von Arbeitszeit und Portokosten, Schonung der Ressourcen, automatisierte Geschäftsprozesse: Führen Unternehmen elektronische Rechnungen ein, können sie von einer Vielzahl an Vorteilen profitieren. Deshalb setzen vor allem Großunternehmen auf den Einsatz von eRechnungen. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen steigen nach und nach auf die elektronische Rechnungsstellung um. 

ZUGFeRD wird mit openVIVA c2 zum Standard
Eines der bekanntesten Formate zur Umsetzung elektronischer Rechnungen ist in Deutschland das ZUGFeRD Format, das auch von openVIVA c2 unterstützt wird. openVIVA c2 wird derzeit an rund 5.000 Arbeitsplätzen eingesetzt. Bei den Assekuradeuren ist unsere Softwarelösung deutschlandweit Marktführer, im Bereich der inkassoführenden Gewerbe- und Industriemakler wachsen wir überproportional. Eine Vielzahl an Versicherungsmaklern und Assekuradeuren setzt als Standard im Bereich der Inkassosysteme daher auf openVIVA c2.

 

eRechnung ab 2020 Pflicht
Für alle öffentlichen Aufträge müssen ab November 2020 elektronische Rechnungen ausgestellt und versandt werden. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für ganz Europa.

Wir haben mit dem „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz: FeRD) über Voraussetzungen, Umsetzung, Vor- und Nachteile der eRechnung gesprochen. 

eRechnung


Für die elektronische Rechnungsstellung existieren verschiedene Standards. Weshalb braucht es Standards für die elektronische Rechnungsstellung?

Damit die Umsetzung der europäischen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN16931 länderübergreifend gelingen kann, hat die Europäische Kommission dem Europäischen Komitee für Normung (CEN) ein Mandat erteilt, ein semantisches Datenmodel der Kernelemente der elektronischen Rechnung zu definieren. Mit Hilfe von Standards können Lösungen bzw. Umsetzungsmöglichkeiten z. B. für die elektronische Rechnung erleichtert Zugang zum Markt finden. 

Welche Formate zur elektronischen Rechnungsstellung existieren in Deutschland?

Die bekanntesten Formate zur Umsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland gemäß den europäischen und nationalen Vorgaben sind das von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte und bereitgestellte XRechnungs-Format und das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) entwickelte und bereitgestellte ZUGFeRD-Format (ab der Version 2.0.1).

Anmerkung: openVIVA c2 unterstützt das ZUGFeRD Format 1.0. Das XRechnungs-Format wird aktuell nicht unterstützt.

Gibt es eine Verpflichtung zur eRechnung in Deutschland?

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Geschäftsverkehr) sind Sie grundsätzlich frei in der Wahl Ihres Rechnungsformats. D. h., Sie können Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen erstellen. Wenn Sie ein rein elektronisches Rechnungsformat nutzen, müssen Sie hierüber Einvernehmen mit Ihrem Vertragspartner herstellen. Das Einvernehmen kann durch z. B. durch eine formlose Zustimmung, eine Rahmenvereinbarung oder durch tatsächliches Praktizieren in Verbindung mit Stillschweigen der Vertragspartner hergestellt werden. Zu den elektronischen Rechnungen zählen Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 S. 7 und 8 UStG,  Steuervereinfachungsgesetz 2011). Daneben sind individuell getroffene vertragliche Regelungen zu beachten.

An die öffentliche Verwaltung (B2G-Geschäftsverkehr) müssen Sie, sofern das Bundesrecht bzw. das Landesrecht entsprechende rechtliche Regelungen verankert hat, elektronische Rechnungen versenden. Auf Bundesebene wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung umgesetzt. Mit Hilfe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) vom 13. Oktober 2017 werden die Regelungen auf Bundesebene konkretisiert. Auf Landesebene sind die Regelungen auf den jeweiligen Internetseiten der einzelnen Bundesländer abrufbar. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat Übersichten erstellt, die Sie über folgenden Link abrufen können: https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/index.html

Zusammenfassung

  • Regelungen des Bundes: Die rechtliche Grundlage auf Bundesebene ist die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017. Grundsätzlich müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Zukunft ihre Rechnungen als elektronische Rechnungen stellen.Ausnahmen gibt es insbesondere bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Diese Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 ErechV des Bundes beschrieben.

  • Regelungen der Länder: Die Länder verankern ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zumeist in landesspezifischen Gesetzen und Verordnungen. Das FeRD-Competence Center 4 Schnittstelle Wirtschaft & Verwaltung des FeRD hat Übersichten über die rechtlichen Regelungen der Länder erstellt, die Sie über den folgenden Link abrufen können: https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/index.html
Welche Vorteile bringt die elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnung. Somit werden personelle und finanzielle Ressourcen eingespart. Gleichzeitig wird die Umwelt geschont und Prozesse innerhalb der Unternehmen und Verwaltungen digitalisiert.

Welche Rechnungsdaten muss eine eRechnung mindestens beinhalten und wie lange müssen eRechnungen aufbewahrt werden?

Eine elektronische Rechnung muss mindestens die in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) normierten Angaben enthalten.

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Elektronische Rechnungen müssen gemäß den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden (Randziffer 131 der GoBD vom 28. November 2019). D. h. elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar sein (Randziffer 128 GoBD vom 28. November 2019). Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich. Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.

Was genau ist das ZUGFeRD Format und wofür kann es eingesetzt werden?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. 

ZUGFeRD fällt unter die hybriden Rechnungsformate. Eine ZUGFeRD-Rechnung beinhaltet ein PDF, in welches ein XML mit den gleichen Rechnungsinformationen des PDFs eingebettet ist. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Das XML enthält die Rechnungsinformationen in strukturierter Form und ermöglicht damit eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung. PDF und XML bilden inhaltlich identische Mehrstücke.

Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer PDF Rechnung und einer Rechnung im ZUGFeRD Datenformat?

Eine Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen zunächst digitalisiert (z.B. Scan, digitales Foto) und anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden. Eine PDF-Rechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, jedoch keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übernommen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate können ebenfalls eine bildhaft repräsentierte Rechnung darstellen, z. B. .tif, .jpeg, .docx. ZUGFeRD in seiner hybriden Ausprägung trägt die Endung .pdf und ist damit formal gesehen eine unstrukturierte Datei. Da jedoch im pdf-Rechnungsdokument strukturierte XML-Rechnungsdaten zur automatischen und elektronischen Weiterverarbeitung eingebettet sind, handelt es sich um eine Kombination aus einer unstrukturierten und einer strukturierten Datenrepräsentanz des Sachverhalts.

Was müssen Unternehmen bei der Umstellung auf eRechnung beachten? Welche rechtlichen Grundlagen und Anforderungen kommen zur Anwendung?

Die elektronische Rechnung ist ein Teilprozess der Digitalisierung und in betriebsspezifische Prozesse der Wertschöpfungskette eingebunden. Um erste Anforderungen organisatorischer, technischer und rechtlicher Natur einschätzen zu können, kann der kostenfreie Leitfaden „Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen“ des Competence Centers Geschäftsprozesse & Compliance des Forums elektronische Rechnung Deutschland erste Hilfestellungen leisten.

Muss der Rechnungsempfänger eRechnungen immer akzeptieren?

Grundsätzlich muss der Rechnungssteller Einvernehmen mit dem Vertragspartner zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen herstellen. Das Einvernehmen kann durch z. B. durch eine formlose Zustimmung, eine Rahmenvereinbarung oder durch tatsächliches Praktizieren in Verbindung mit Stillschweigen der Vertragspartner hergestellt werden. Zu den elektronischen Rechnungen zählen Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 S. 7 und 8 UStGSteuervereinfachungsgesetz 2011). Daneben sind individuell getroffene vertragliche Regelungen zu beachten.

Können eRechnungen für den internationalen Zahlungsverkehr genutzt werden? Was sind die Voraussetzungen?

Ja. Auch hier gilt es, Einvernehmen mit dem Vertragspartner über die Übermittlung von elektronischen Rechnungen herzustellen. 

Wodurch zeichnet sich das ZUGFeRD Datenformat für den elektronischen Datenaustausch besonders aus? Was sind die Vorteile für Unternehmen gegenüber anderen Formaten für die eRechnung?

ZUGFeRD wurde von der Wirtschaft und auch speziell für die Wirtschaft entwickelt. Spezifische Anforderungen an Rechnungen wurden z. B. über die unterschiedlichen Profile abgebildet. Durch die grundsätzlich hybride Ausprägung von ZUGFeRD erhalten sowohl der Rechnungsersteller als auch der Rechnungsempfänger eine bildhafte Darstellung der Rechnung in Form der PDF/A-3-Datei. Der Rechnungsempfänger hat also unabhängig von seinem Digitalisierungsgrad die Möglichkeit, die Rechnung medienbruchfrei über das in der PDF/A-3-Datei eingebettete XML-Dokument zu verarbeiten oder für die weitere Bearbeitung das PDF zu nutzen.

Wer kann ZUGFeRD einsetzen?

Jedes Unternehmen und auch jede Verwaltung kann ZUGFeRD einsetzen.

Wie werden ZUGFeRD Rechnungen versandt?

Die Art des Versandes einer ZUGFeRD-Rechnung ist nicht festgelegt. Aktuell werden Rechnungen häufig als E-Mail-Anhang versandt, aber auch andere Sendemethoden, wie z. B. die sichere und zuverlässige Übermittlung mittels eines E-Rechnungs-Dienstleisters oder über Rechnungsportale sind möglich.


Umsetzung mit openVIVA c2

Als Nutzer von openVIVA c2 haben Sie die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD Format zu versenden und zu empfangen. Alle Informationen zur ZUGFeRD Rechnung mit openVIVA c2 finden Sie hier.

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