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Digitalisierung: So gehen wir vor

Die OCR-Erkennung (engl. für optical character recognition) durchsucht das Dokument nach relevanten Informationen wie der Kunden- oder Schadennummer. Anhand der beim Scanprozess erkannten Daten werden die Dokumente nun direkt in Ihrem openVIVA c2 mit Kunden und den entsprechenden Verträgen verknüpft, sowie dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet.
Sie können vorab für jeden Geschäftsvorfall einstellen, welcher Mitarbeiter über den Eingang der Poststücke informiert werden soll (z.B. Schadensachbearbeiter oder Vertragssachbearbeiter). Dieser erhält in seinem Infocenter eine Nachricht, dass ein neues Dokument zu einem von ihm bearbeiteten Geschäftsvorfall eingetroffen ist. Wurden keine Verknüpfungen erkannt, wird das Dokument Ihrem Scanbeauftragten zugeordnet. 

Die gescannten Dokumente werden in Ihrer Datenbank gesichert.

 

Integrität (Unveränderlichkeit)

Authentizität (Echtheit & Vollständigkeit)

Verfügbarkeit

Vertraulichkeit

Nachvollziehbarkeit (Transfervermerk)

Lesbarkeit

Das Format PDF/A-3

Nach dem Scannen werden alle Dokumente im PDF/A Format gespeichert.
Normiert, um den Anforderungen der Langzeitarchivierung zu entsprechen, ist das PDF/A-Format eine spezielle Form des bekannten PDF-Formats. Das PDF/A ist ein ISO-Standard und garantiert, dass alle gespeicherten Informationen in der Zukunft lesbar bzw. verwendbar sind. Außerdem stellt das Dateiformat sicher, dass Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können – daher sind im PDF/A auch keine verschlüsselten, unsichtbaren oder interaktiven Elemente sowie keine Dateneinbettungen von externen Quellen erlaubt. Das PDF/A kann mit einer digitalen Signatur versehen werden.

Zuordnung nach Ihren Regeln

Um alle Dokumente Ihren Anforderungen entsprechend in openVIVA c2 zu verknüpfen, können Sie für jeden Geschäftsvorfall Regeln für den OCR Import definieren. 
Bestimmen Sie allgemeine Zuordnungsregeln wie

  • Betreff
  • Erinnerungen und Priorität
  • die Sichtbarkeit in den Portalen
  • Vorbelegung der Kategorien
  • gewünschte Verknüpfungen mit c2 Modulen
  • Zuweisung des zuständigen Sachbearbeiters, Betreuers oder einzelner Mitarbeiter
  • Termin
  • Automatsiche Anlage von Kunde/Vertrag/Schaden

So gelangen Ihre Dokumente ohne lange manuelle Bearbeitung direkt an die richtige Adresse!

  • Slide 1
    Wählen Sie den Geschäftsvorfall.
  • Slide 2
    Definieren Sie die allgemeinen Kommunikationsregeln.
    Hierzu zählen Betreff, Benachrichtungen, Sichbarkeit in den Portalen.
  • Slide 4
    Mit welchem Modul soll der Geschäftsvorfall verknüpft werden?
    Ordnen Sie die Module zu.
  • Slide 5
    Wer soll informiert werden?
    Weisen Sie Sachbearbeiter, Betreuer sowie einzelne Mitarbeiter zu.
  • Slide 6
    Weitere Aktionen.
    Stellen Sie ein, ob z.B. ein neuer Kunde oder Vertrag angelegt werden soll.
 

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