Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH

Die Migration einer individuellen Software ist eine Herausforderung! Sie erfordert eine komplexe Vorbereitung und einen tiefen Blick in die eigenen Prozesse. "Unsere Entscheidung war trotz aller Hürden die absolut richtige. openVIVA ist für uns in Bezug auf Komplexität, Modularität, Bedienbarkeit und Qualität die marktführende Lösung. Und wir erleben einen jederzeit großartigen und engagierten Support eines flexiblen und kompetenten Teams."

Trotz Ecken und Kanten ein zufriedener Kunde – ein Anwenderbericht der Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH.

Das Unternehmen

Die Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH betreut mit zwei Standorten in Berlin und Dresden mehrere tausend Policen von privaten und gewerblichen Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Schwerpunkt des Unternehmens sind Haftpflichtrisiken aller Art, insbesondere Vermögenschaden-Haftpflicht für Manager (D&O), für verkammerte und beratende Berufe sowie Dienstleister aus der Versicherungs- und Finanzbranche.

Gegründet im Jahr 1993 setzte der Makler auf den Einsatz einer großen in Deutschland nicht verfügbaren Software, deren Hersteller nach einer Übernahme einen kontinuierlichen Support und die Weiterentwicklung nicht mehr gewährleisten konnte. Dies und das Wachstum des Unternehmens erforderte somit die Migration auf eine neue Software.

Umfangreiche Recherche

Die Basis-Anforderungen an eine neue Software waren klar formuliert. Gesucht hat das Unternehmen nach einer stabilen und vollständigen Lösung – einer, die sich auch auf die Veränderungen der nächsten 5-10 Jahre anpassen lässt. "Nach einer umfassenden Recherche der am Markt verfügbaren Lösungen und vielen Nachfragen in der Branche blieben nur zwei Anbieter übrig. Wir haben uns für openVIVA entschieden, weil sie die schnellere und flexiblere Lösung der beiden Finalisten war", erläutert Sven Ratzke, Gründer und Inhaber der Gesellschaft. Seit dem 1. August 2013 arbeiten die Mitarbeiter der Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH nun mit openVIVA.

Das Wichtigste ist eine gute Vorbereitung

"Unsere Mitarbeiter haben lange mit der alten Software gearbeitet. Da haben sich Routinen verfestigt. openVIVA ist eine umfängliche Software mit einer dichten Komplexität. Das Wichtigste ist ein detaillierter Blick auf und die Hinterfragung der eigenen Prozesse, das muss man unbedingt ernst nehmen. Und es bedarf eines guten Projektmanagements mit viel Wissensvermittlung und Führung", blickt Sven Ratzke auf ein spannendes Projekt mit vielfältigen Herausforderungen. Die Mitarbeiter wurden nach ihren fachspezifischen Anforderungen befragt und ein 250-Punkte-Programm erarbeitet. Eine der Hauptanforderungen der Mitarbeiter richtete sich auf automatisierte, manuell wenig aufwendige Arbeitsabläufe mit minimaler Fehlerquote.

Wie immer steckt der Teufel im Detail

In der ersten Projektphase wurde sehr schnell klar, dass sich die alte Software in der Struktur und in den Begrifflichkeiten massiv von den üblichen am deutschen Markt verfügbaren Lösungen unterschied. Eine der großen und langwierigen Aufgaben bestand deshalb darin, die Migration trotz fehlender Erfahrungswerte mit diesem System gut zu planen.

"Wir haben dem unterschiedlichen Gebrauch von Begriffen und deren Zuordnung nicht genug Beachtung geschenkt. Eigentlich sollte jeder Kunde in einem Migrationsprojekt einen "Translator" aufstellen und Zuordnungen klar definieren. Das schützt vor dem Verlust wertvoller Zeit und vor Missverständnissen."

Es ergaben sich Differenzen in der Kompatibilität der Daten. So erbrachte ein erster Testlauf mit 60 % Datengenauigkeit ein inakzeptables Ergebnis. Fehler in den Datenmasken des alten Systems erforderten eine manuelle Falscheingabe, um ein richtiges Ergebnis zu bekommen. Vorlagen, Felder und Textmarken mussten individuell angepasst werden. "Darum war plötzlich ein Zeit- und Ressourcenaufwand gefordert, der so auf beiden Seiten nicht eingeplant war. In Folge hatten wir einen erhöhten Aufwand und mussten bestimmte Tätigkeiten um Wochen verschieben. Das hat uns schon blockiert und wir konnten bestimmte Zusagen nicht einhalten."

Ausgewählter Automatisierungsgrad

In den alltäglichen Geschäftsprozessen strebt Ratzke & Ratzke einen hohen, aber nicht vollständigen Automatisierungsgrad an. "Unsere Verfahren werden digitalisiert bearbeitet, nur im Unterschriftenprozess behalten wir uns einen Medienbruch vor. Die Praxis wird zeigen, ob der Weg doch zu einer Blindverarbeitung geht. Die Schnittstelle ist angelegt, so dass wir jederzeit hier weiter automatisieren können."

Einer der großen Vorteile für die Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH bestand darin, dass mit der Migration die notwendige Umstellung der Abläufe des Zahlungsverkehrs auf die neuen SEPA-Formate und Ausführung der SEPA-Überweisungen sowie der SEPA-Lastschriftmandate wie auch eines automatisierten Rechnungsverfahrens, des Fristenmanagements und automatischer Mahnprozesse auf Basis des ISO 20022 Standards erfolgte. "Das leistet das System für unsere mehreren tausend Verträge im Lastschriftverfahren gleich mit."

Das Fazit

Rückblickend ist Sven Ratzke trotz aller Überraschungen zufrieden. "Wir haben gewusst, dass die Migration unserer individuellen Software einen hohen Kraft- und Ressourcenaufwand erfordert. Die Migration selbst war völlig unkompliziert und hat nur zwei Tage gedauert. In die Vorbereitungen und den Auswahlprozess haben wir 12 Monate investiert. Die Optimierung bis zu einem fehlerfreien Lauf und der weiteren Umsetzung neuer Anforderungen, die sich im Projekt gezeigt haben, werden wir bis Ende des Jahres abschließen. Unsere Entscheidung war trotz aller Hürden die absolut richtige. openVIVA ist für uns in Bezug auf Komplexität, Modularität, Bedienbarkeit und Qualität die marktführende Lösung. Darüber hinaus erleben wir einen jederzeit großartigen und engagierten Support eines flexiblen und kompetenten Teams."

Website: Ratzke & Ratzke Versicherungsmakler GmbH

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