Kaiser & Schmedding GmbH

„openVIVA ist eine strukturierte Komplettlösung für optimale Verwaltungsabläufe mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, insbesondere für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnung. Ideal für unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf Mobilität, Kundenorientierung und unsere Wachstumsvorhaben“, so  Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH.

Ein neuer Standard für die Versicherungsbranche und viele gute Gründe für openVIVA

Die Kaiser & Schmedding GmbH – ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen aus Münster – ist seit mehr als 40 Jahren als unabhängiger internationaler Versicherungsmakler für Kunden aus Industrie und Handel tätig. Vor allem mit der Konzentration auf große Firmenkunden in ausgewählten Branchen erzielt die Kaiser & Schmedding GmbH rund 20 Mio. Euro Umsatz jährlich. So bietet das Unternehmen spezielle Versicherungslösungen für den Möbel- und Mineralölhandel. Im Bereich des Möbelhandels ist das Versicherungsunternehmen deutscher Marktführer. Bislang arbeiteten die knapp 30 Beschäftigten mit der Software ASSCOMP der INDATA.

2011 stand bei Kaiser & Schmedding die Implementierung einer neuen Software an. „Unser System war veraltet und seit geraumer Zeit sehr fehleranfällig“, erinnert sich Markus Balsmeyer, EDV-Verantwortlicher der Kaiser & Schmedding GmbH. „Unsere Anforderungen lagen aber vor allem darin, eine strukturierte, innovative und flexible Lösung für die Bereiche Vertragsverwaltung und Abrechnungen mit hoher Transparenz und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten zu finden. Zur Verbesserung unserer Verwaltungsabläufe suchten wir eine Software, die uns eine Komplettlösung – also auch vielfältige Funktionen zu Information, Kommunikation und Buchhaltung – bietet. Wichtig war uns darüber hinaus, dass das neue System unsere steigenden Anforderungen in Bezug auf die Mobilität und Kundenorientierung des Vertriebs und unser Wachstumsvorhaben zukünftig abbilden kann.“ Das Unternehmen entschied sich für die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA.

Professionelle Vorbereitung

Im Januar 2011 wurden die speziellen Anforderungen der Kaiser & Schmedding GmbH an openVIVA definiert. Zu den notwendigen Vorarbeiten gehörten neben der Schnittstellenbeschreibung des Alt- und des Neusystems die schnelle Umsetzung fehlender Daten sowie die Neuprogrammierung und Implementierung der Schnittstellen. Darüber hinaus war als zusätzliche Investition die Anschaffung eines neuen Windows-Servers 2008 R2 für die openVIVA-Datenbank notwendig. „In der gesamten Vorbereitungsphase haben uns die sehr gute fachliche Kompetenz und das Projektmanagement der Mitarbeiter der mb Support überzeugt“, so Markus Balsmeyer.

Migration in vier Tagen

Nach intensiver Planungsphase und Testmigration begann die mb Support am 25. Mai mit der Migration. Bereits am 29. Mai ging das neue System produktiv. „Nur vier Wochen von der Planung bis zur Umsetzung der Migration, diese Schnelligkeit war eine positive Überraschung für uns. In den drei Tagen der Umstellung haben wir nur mit Zettel, Stift und Mailsystem gearbeitet und wurden parallel zum neuen System geschult“, erklärt Markus Balsmeyer. Störungsfrei und ohne Verluste wurden alle Vertrags- und Schadendaten migriert. Darüber hinaus wurden die komplexe Datenstruktur der Bündelverträge, tausende Seiten an zusätzlichen Vertragsbedingungen und das Archiv ohne große manuelle Ein- und Nachpflege übernommen.

Neue Flexibilität und verbesserte Geschäftsprozesse

Seit 30. Mai 2011 arbeiten die Mitarbeiter der Kaiser & Schmedding nun im Produktivbetrieb mit openVIVA – mit einem deutlichen Gewinn an Zuverlässigkeit, Leistung und Funktionalität. „Die Steuerung aller Prozesse über ein einziges System hat zur einer großen Verbesserung und Vereinfachung unser Verwaltungsabläufe geführt“, berichtet Markus Balsmeyer. So bildet openVIVA auch bisher über andere Programme abgedeckte Funktionen wie E-Mail-Kommunikation, Terminvorlagen und Erinnerungen ab. Übergreifende Fristen und Statusinformationen sorgen für mehr Kundenservice und kürzere Reaktionszeiten. Dazu kommt die einfache und klare Bedienbarkeit der Software. „Darüber hinaus bietet uns openVIVA eine bislang unbekannte Flexibilität bei neuen Anforderungen in der Vertragsverwaltung und ermöglicht die Anbindung externer Außendienstmitarbeiter“, so der EDV-Chef der Kaiser & Schmedding GmbH zu den Vorteilen der neuen Versicherungssoftware. Dies gelte auch für die Möglichkeiten der Anbindung neuer Unternehmensteile im Falle einer Expansion. Abgeschlossen wurde die Migration mit der vollständigen Umsetzung der Multi-Cover-Anforderungen und der Umsetzung des Andrucks der zusätzlichen und detaillierten Vertragsbedingungen auf einem ganz individuellen Vertragsspiegel. Markus Balsmeyer ist sich sicher: „Mit openVIVA haben wir uns für eine am Markt etablierte und vor allem zukunftssichere Lösung entschieden.“

Website: Kaiser & Schmedding GmbH