Neues Dienstleistungsangebot: 100% Digital

Digitale Erfassung der Eingangspost mittels OCR Erkennung
Ein Klick mit der Maus, statt der Griff zum Brieföffner: Mit dem neuen Dienstleistungsangebot „100% Digital“ von mb Support kein abwegiger Vergleich mehr. Um Ihren Workflow zu beschleunigen, bieten wir Ihnen die digitale Erfassung Ihrer Eingangspost sowie die automatische Verknüpfung dieser in openVIVA c2 an.  

Mehr Leistung, weniger Aufwand

Die Masse an eingehender Post kostet im Unternehmen täglich nicht nur jede Menge Verwaltungsaufwand und Nerven, sondern auch Geld. mb Support übernimmt den gesamten Erfassungs- und Archivierungsprozess Ihrer physischen Post, sodass Sie sich direkt um die Bearbeitung Ihrer Geschäftsvorfälle kümmern können. Auf Wunsch digitalisieren wir auch Ihre (Papier-)Akten nachträglich.
Sperrige Aktenschränke, verstaubte Archive und langes Suchen nach notwendigen Dokumenten gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen werden alle zu Ihrem Unternehmen gehörenden Dokumente zentral auf Ihrem Server gespeichert und sind in openVIVA c2 für alle Mitarbeiter verfügbar.  Nach Absprache bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit an, Ihre Daten auf einem von uns bereitgestellten, hochverfügbaren und revisionssicheren Laufwerk zu archivieren. Gerade in Zeiten, in denen viele Mitarbeiter von unterwegs oder im Home Office arbeiten, umgehen Sie durch die Digitalisierung der Eingangspost in openVIVA c2 lange Liegezeiten. Das alles funktioniert mittels einer eigens von mb Support weiterentwickelten Texterkennungssoftware (OCR).

Warum mb Support?

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen sowie Scannern, die eine automatische Texterkennung beinhalten. Sinnvoll ist die digitale Archivierung jedoch nur, wenn sich die Dokumente direkt dem zugehörigen Geschäftsprozess, also Kunde, Vertrag und Schaden sowie dem jeweiligen Sachbearbeiter, zuordnen lassen. Denn erst durch die automatisierte Verknüpfung wird manuelles Nachbearbeiten reduziert, die Fehleranfälligkeit minimiert und die Durchlaufzeit verringert.
Genau das passiert bei der Verbindung der OCR-gestützten Erfassung Ihrer Dokumente in Verbindung mit dem Import dieser in openVIVA c2. Das spart Ihnen Zeit, Platz und Geld. So geht effizientes Arbeiten!

OCR: So funktioniert´s  

OCR (engl. für optical character recognition) bezeichnet die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bildern. OCR ist notwendig, da optische Eingabegeräte wie Scanner als Ergebnis lediglich Rastergrafiken liefern, also eine Menge schwarzer und weißer Bildpunkte (Pixel). Erst durch die automatisierte Texterkennung wird es möglich, die dargestellten Buchstaben als solche auch zu identifizieren. OCR-Software erkennt einzelne Buchstaben und setzt diese zu Wörtern und logischen Sätzen zusammen. Dadurch entsteht eine durchsuchbare Datei, die weiter bearbeitet oder für die automatisierte Datenextraktion genutzt werden kann.
Eine Sonderform der Texterkennung ist die automatisierte Verarbeitung des Posteingangs. Dafür muss nicht der gesamte Inhalt des Dokuments analysiert werden. Ziel ist es stattdessen, charakteristische Merkmale wie Firmenlogos oder Layouts von Formularen zu erkennen, um das Dokument zum Beispiel als Rechnung oder Schadenmeldung zu klassifizieren. Die Klassifikation erfolgt wie bei der Texterkennung über eine Mustererkennung, die sich auf das gesamte Dokument oder definierte Stellen bezieht.
mb Support verwendet Text- und Mustererkennung, um aus Schriftstücken relevante Merkmale (z.B. Schaden- oder Vertragsnummer) zu ziehen, sodass diese sich digital in openVIVA c2 einsortieren und verknüpfen lassen.

Ab die Post! Der Weg vom Brief zum Dokument in openVIVA c2

Um das neue Dienstleistungsangebot zu nutzen, stellen Sie zunächst einen Weiterleitungsauftrag Ihrer Post an unser Postfach. Nach dem Eingang Ihrer Post bei uns wird diese geöffnet und vereinzelt. Anschließend werden die Schriftstücke mit einem Barcode versehen. Sobald Ihre Poststücke erfasst wurden, erhalten Sie in openVIVA c2 eine Nachricht in Ihrem Infocenter, die Sie über die Anzahl der Briefe informiert. Vertrauliche Post wird, sofern keine anderen Absprachen mit Ihnen getroffen wurden, ungeöffnet an Sie gesendet.
Nun werden die Dokumente gescannt. Parallel zum Scannprozess ermittelt ein Klassifikator, um welche Art des Dokuments es sich handelt (z.B.  Rechnung, Schadenmeldung, etc.) außerdem durchsucht die OCR-Erkennung das Dokument nach relevanten Informationen wie der Kunden- oder Schadennummer. Da jedes Dokument ein anderes Layout besitzt, wurde der Klassifikator als lernendes System entwickelt – d.h., je mehr Schriftstücke eingescannt werden, desto höher wird die Erkennungsgenauigkeit.
Anhand der beim Scannprozess erkannten Daten werden die Dokumente nun direkt in openVIVA c2 verknüpft und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Sie können vorab für jeden Geschäftsvorfall einstellen, welcher Mitarbeiter über den Eingang der Poststücke informiert werden soll (z.B. Schadensachbearbeiter oder Vertragssachbearbeiter). Dieser erhält in seinem Infocenter eine Nachricht, dass ein neues Dokument zu einem von ihm bearbeiteten Geschäftsvorfall eingetroffen ist. Wurden keine Verknüpfungen erkannt, wird das Dokument Ihrem Scanbeauftragten zugeordnet. Ihre physische Post wird von uns für einen gemeinsam festgelegten Zeitraum archiviert und danach professionell vernichtet.
Übrigens: Auch Mails mit PDF Anhängen sowie Dokumente, die über das Portal hochgeladen wurden, können in OCR eingespielt und dadurch automatisch durchsuchbar gemacht werden.

Wir können auch BiPRO

mb Support unterstützt den standardisierten Datenaustausch mit Webservices nach BiPRO Norm. Die BiPRO Prozessschnittstelle erlaubt Ihnen einen schnellen Datenaustausch mit Ihren Produktpartnern.
mb Support unterstützt folgende BiPRO Normen für das Abrufen und Bereitstellen von Dokumenten:

BiPRO Norm 410: Security Token Services (STS)

BiPRO Norm 430.x: Übermittlung von Daten und Dokumenten

BiPRO Norm 440: Externe Navigation in Versicherungs-Portalen

Bringen Sie Ordnung in Ihr Dokumentenmanagement

Ordnung ist das halbe Leben! Mit dem Dienstleistungsangebot „100% Digital“ bietet mb Support Ihnen die Abwicklung des gesamten Bearbeitungsprozesses Ihrer Eingangspost von der Annahme bis hin zur Übergabe und Verknüpfung in openVIVA c2. Haben Sie Interesse an unserem Dienstleistungsangebot oder möchten Sie weitere Informationen? Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung!