In sieben Schritten zur Migration

So migrieren Sie von einer beliebigen Software erfolgreich auf openVIVA c2
Eine Softwarelösung, die Sie in der gesamten Prozesskette Ihrer betrieblichen Aufgaben unterstützt: Angefangen von der Akquise, der Bestandsverwaltung, der Ausfertigung der Policen, über das Inkasso, der Regulierung von Schäden und der Finanzanalyse bis hin zur Abrechnung mit dem Versicherer und der Bilanz. openVIVA c2 bietet Ihnen als webbasierte, modulare Software-Lösung Möglichkeiten, die kein anderes System schafft. Damit setzten wir neue Standards!

Um eine reibungslose und effiziente Migration auf unsere Softwarelösung sicherzustellen, gehen wir nach einem 7-Schritte-Programm vor. Es regelt alle Prozesse von der Planung bis hin zur Umsetzung der Migration und der Schulung Ihrer Mitarbeiter. 

Wichtig vorab: Hardwareanforderungen schaffen die richtige Basis

Damit Sie openVIVA c2 ohne Einschränkungen nutzen können, empfehlen wir ein aktuelles Betriebssystem. Um eine schnelle Performance zu garantieren, benötigt openVIVA c2 einen hochgetakteten Prozessor mit möglichst wenig Kernen. Qualität statt Quantität lautet hier die Devise - d.h. lieber eine höhere Taktfrequenz als mehr Kerne wählen. Außerdem ist für die Nutzung ein Browser mit WebKit Engine (z.B. Chrome) notwendig. Wir raten unbedingt dazu, in aktuelle Hardware zu investieren und hier nicht an der falschen Stelle zu sparen. 

Unsere Empfehlung im Detail

1 bis 20 Mitarbeiter:
Windows 2012 R2 Server
2,4 GHz Prozessor (4 Kerne)
16 GB RAM

20 bis 50 Mitarbeiter
Windows 2012 R2 Server
2,7 GHz Prozessor (6 Kerne)
32 GB RAM

ab 50 Mitarbeiter
Windows 2012 R2 Server
3,2 GHz Prozessor (8 Kerne)
64 GB RAM 

In sieben Schritten erfolgreich zur Migration

Web Migration c2

1. Projektinfrastruktur

In einem ersten Schritt werden zu Beginn der Planungsphase die Projektbeteiligten, d.h. ein Projektleiter sowie mögliche Vertretungen, festgelegt. Außerdem stimmen wir die Kommunikationswege, über die wir den Datenaustausch mit Ihnen durchführen, gemeinsam ab. Zur Sicherstellung eines optimalen Projektablaufs finden regelmäßige Besprechungen statt, in denen auch ein Starttermin (Kick-off) für das Projekt festgelegt wird.

2. Technische Infrastruktur

Im Rahmen der technischen Infrastruktur wird z.B. geregelt, welche Telefonanlage Sie in das System integrieren möchten: Verwenden Sie eine eigene oder soll unser Client eingesetzt werden?
Außerdem sprechen wir mit Ihnen über Möglichkeiten der Datenarchivierung und -sicherung. Im Folgenden werden individuelle Schnittstellen definiert sowie die Anbindung an mb Support über VPN geregelt. Zudem legen Sie fest, welche Portale (Versicherer-/Kunden-/Makler-/Vermittlerportal) Sie nutzen möchten, ob Sie den openVIVA Mail-Client verwenden möchten und wählen ein Oracle Lizenzmodell aus.

3. Ablauf- und Prozess-Definition

Wir erfassen notwendige Daten für den Rechnungs- und Policendruck. Sie führen eine Analyse Ihrer Ablauforganisation durch (d.h.: Wer legt bisher Kunden, Verträge und Schäden an und wer soll diese Aufgaben künftig übernehmen?) und erstellen das Betriebshandbuch. Hierbei stehen wir Ihnen natürlich beratend zur Seite. Auf Ihrer Definition der betrieblichen Prozesse basiert die Vergabe von Lizenzen sowie das Berechtigungssystem in openVIVA c2.

4. Migration

Sie entscheiden, welche Art der Migration für Sie am geeignetsten ist: Sie haben die Möglichkeit, die Migration manuell, technisch oder semi-automatisch durchzuführen. Wurde eine Migrationsoption festgelegt, analysieren wir Ihre Daten, erstellen ein Test-Importformat und importieren hiermit einen Teil der Daten. Erst nachdem Sie den Testlauf abgenommen haben, importieren wir Ihre Daten vollständig.

5. Stammdatenerfassung und Systemeinstellung

Die Stammdaten von Lieferanten, Versicherern, Maklern sowie ggf. Mitarbeitern werden von Ihnen erfasst bzw. von uns migriert. In Abstimmung mit den Admin-Usern stellen unsere Consultants das System für Sie ein. 

6. Schulungs- und Einarbeitungsplanung

Gemeinsam mit Ihnen entwerfen wir einen Schulungsplan, der individuell auf Ihre betrieblichen Anforderungen abgestimmt ist und legen einen Termin für die Schulungen fest. In den Schulungen wird das Kernteam (key-user) für die Nutzung von openVIVA c2 auf Basis eines mehrtätigen Schulungskonzeptes ausgebildet, außerdem erfolgt eine Admin-Schulung. Optional bilden wir auch alle Mitarbeiter im Unternehmen aus. 

7. Planung und Umsetzung zusätzlicher Anforderungen

Nachdem Sie bereits mit openVIVA c2 gearbeitet haben und die Funktionen der Software sicher einsetzen können, haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, individuelle Anforderungen an uns zu stellen. Dies kann zum Beispiel die Implementierung spezifischer Funktionen betreffen, welche die Standardsoftware nicht beinhaltet. Außerdem passen wir die Policen sowie die Rechnungen nach Ihren Vorstellungen an. Sie können sich z.B. auch entscheiden, ob Sie eine automatische Versichererabrechung über unseren Service myXInsurance wünschen, ein GDV-Import, BiPRO, etc. stattfinden soll.