Neue Funktion in openVIVA c2: Die Vertretungsregeln

Steuern Sie, wer auf Ihre Mailbox und Ihr Infocenter zugreifen kann.
Ist ein Mitarbeiter erkrankt oder befindet sich im Urlaub, ist es wichtig den Zugriff auf seine Mailbox sowie sein Infocenter während der Abwesenheit zu regeln. Die Vertretungsregeln sind eine neue Funktion in openVIVA c2, die es Ihnen ermöglicht, Vertretungs-Accounts anzulegen.

Sie finden den Menüpunkt „Vertretungsregeln“ unter „Einstellungen“. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller aktiven Vertretungen, deren Dauer und Zugriffsberechtigungen sowie einen Überblick über alle Vertretungs-Accounts. Sie können bestehende Vertretungen bearbeiten oder löschen.

Auswirkungen der Vertretungs-Regeln 

Ist eine Vertretungsregel aktiv, d.h. ein Mitarbeiter hat den Zugriff auf seine Mailbox und sein Infocenter einem Vertretenden erteilt, so kann der vertretende Mitarbeiter die Aufgaben des abwesenden Kollegen in dessen Infocenter betrachten, bearbeiten und erledigen. Dies gilt ebenso für E-Mails.
Der Vertreter kann alle Vorgänge, die dem zu vertretenden Mitarbeiter zugeordnet sind, einsehen.

Individuelle Einschränkungen

Möchte der zu vertretende Mitarbeiter nicht, dass sein Vertreter Zugriff auf E-Mails eines gewissen Absenders hat, so kann er den Absender in den Profileinstellungen unter dem Punkt „Green-List“ angeben.